Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO für somevo auf Zendrion. Vertragsfassung: Fassung November 2026.
Auftraggeber ist der im Bestätigungsnachweis bezeichnete Betrieb, vertreten durch den dort benannten berechtigten Vertreter. Auftragnehmer ist Airoflex GmbH, Ermlandstraße 55, 28777 Bremen, Deutschland, vertreten durch Levin Dieckmann, André Dieckmann, Amtsgericht Bremen, HRB 42139 HB. Im Folgenden heißen die Parteien „Betrieb“ und „Airoflex“.
Airoflex bietet dem Betrieb diese Vereinbarung ergänzend zum Vertrag über die gebuchten somevo-Leistungen an. Sie kommt mit ausdrücklicher Bestätigung durch einen vertretungsberechtigten Vertreter des Betriebs zustande. Die Bestätigung bindet Betrieb, Vertreter mit Kontokennung und damaligen Namens- und E-Mail-Angaben, Zeitpunkt, benannte Fassung sowie die tatsächlich gezeigte Volltextrevision mit Prüfsumme. Redaktionelle Korrekturen behalten die Fassung und verlangen keine erneute Bestätigung. Historische Belege bleiben unverändert. Ein Besuch dieser Seite oder ein Datei-Upload allein ersetzt die Bestätigung nicht. Die Vereinbarung wirkt nicht rückwirkend.
Die Bestätigung ist vor jeder neuen Speicherung von Kundeninhalten erforderlich. Das umfasst Upload und Import in Web und App, Teilen-Erweiterung, Supportvorbereitung, Website-Rohdaten, Fotos, Logos, Material, freie Hilfetexte und Hilfeanhänge sowie neue Vorschau-, Verarbeitungs- und Exportkopien. Anmeldung, reine Kontoführung und Vertragsbestätigung bleiben erreichbar. Fehlende Bestätigung löscht bestehende Inhalte nicht. Schadensmeldungen und das Stoppen beziehungsweise Entfernen von Inhalten bleiben möglich. Technische Transportpuffer des Webservers sind keine fachliche Dauerablage.
Für Weisungen und Datenschutzanliegen ist Airoflex unter kontakt@airoflex.de erreichbar. Der Betrieb benennt über sein Konto einen erreichbaren Ansprechpartner und hält dessen Angaben aktuell.
Airoflex verarbeitet die vom Betrieb bereitgestellten oder in seinem Auftrag erhobenen personenbezogenen Inhaltsdaten ausschließlich zur Erbringung seiner gebuchten somevo-Leistungen. Dazu gehören Aufnahme und Aufbereitung von Material, betriebsbezogene Einrichtung und Planung, Erstellung und Prüfung von Beiträgen, Abstimmung, Bereitstellung und beauftragte Veröffentlichung sowie Auswertung und Unterstützung im Gespräch. Nicht gebuchte Funktionen erweitern den Auftrag nicht.
Die Verarbeitung umfasst Empfang, Speicherung, Ordnung, Auswahl, Kürzung, Bild- und Videobearbeitung, Zusammenstellung von Kontext, KI-gestützte Analyse und Texterstellung, Qualitätsprüfung, Übermittlung an zugelassene Dienstleister, Bereitstellung, Berichtigung und Löschung. Sie erfolgt nach Bedarf und bei laufenden Planungs-, Wartungs- und Veröffentlichungsaufträgen wiederkehrend. Jede weitere KI-Übermittlung unterliegt der aktuellen betrieblichen KI-Entscheidung. Ein bestätigter KI-Widerruf stoppt weitere Übermittlungen einschließlich wartender Aufträge und Wiederholungen in App, Website und Hintergrundverarbeitung. Diese Vereinbarung hebt einen Widerruf nicht auf. Eine spätere Zustimmung startet gestoppte Aufträge nicht automatisch neu. Bereits übermittelte Daten können dadurch nicht zurückgerufen werden. Die Dauer entspricht der Zusammenarbeit und der anschließenden Rückgabe beziehungsweise Löschung nach Ziffer 8.
Für eigene Vertrags-, Abrechnungs- und gesetzliche Nachweispflichten sowie den Betrieb der Nutzerkonten handelt Airoflex, soweit es diese Zwecke selbst bestimmt, als eigener Verantwortlicher. Diese Verarbeitungen werden durch diesen Vertrag nicht zu Auftragsverarbeitung. Die Datenschutzerklärung beschreibt sie gesondert.
Betroffen sein können Inhaber und Ansprechpartner des Betriebs, seine Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner sowie andere Personen, die in den übermittelten Inhalten vorkommen. Der Betrieb beschränkt die Angaben auf das für die beauftragte Leistung erforderliche Maß.
Nicht umfasst sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten und Patientenunterlagen, sowie Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten nach Artikel 10 DSGVO. Auch ein Foto oder Text kann solche Angaben offenbaren. Solches Material darf nicht hochgeladen oder in Gespräche eingefügt werden. Das gilt insbesondere für Patientenfotos, Befundbildschirme und Terminlisten mit Namen. Eine Einwilligung erweitert diesen Dienstumfang nicht. Eine vollständige automatische Erkennung unzulässiger Inhalte wird nicht zugesagt. Eine spätere Erweiterung setzt eine gesonderte Prüfung und Vereinbarung geeigneter Rechtsgrundlagen, Schutzmaßnahmen und Dienstleister voraus.
Der Betrieb bleibt Verantwortlicher für die Zulässigkeit der Verarbeitung, seine Informationspflichten gegenüber Betroffenen und die erforderlichen Nutzungs- und Bildrechte. Dieser Vertrag ersetzt weder eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO noch eine erforderliche Einwilligung betroffener Personen. Der Betrieb prüft vor Übermittlung auch den Inhalt von Bildern, Bildschirmen und Dokumenten im Motiv.
Vor der Fotoannahme bestätigt ein berechtigtes Kundenkonto mit einer kurzen Erklärung und Verweis auf den Abschnitt „Fotorechte und Einwilligungen“ der Nutzungsbedingungen den Umfang von Speicherung, Bearbeitung, beauftragten Dienstleistern einschließlich KI sowie gewählten Kanälen und Formaten samt erforderlichen Personeneinwilligungen. Website-Fotos benötigen eine ausdrückliche Importbestätigung. Öffentliche Erreichbarkeit ersetzt keinen Rechtebeleg. Support bestätigt keine Kundenrechte. Herkunftsnachweise dokumentieren Quelle, Original- und Dateifingerabdruck, Importadresse oder Kopierbezug. Bereits vorhandene Lizenznotizen bleiben im Herkunftsnachweis erhalten. Alte Inhalte erhalten keine erfundenen Erklärungen.
Airoflex verarbeitet die Auftragsdaten nur auf dokumentierte Weisungen des Betriebs, einschließlich solcher zu Empfängern und Drittlandübermittlungen. Die gebuchte Leistung, dieser Vertrag und die vom berechtigten Betrieb ausgelösten Arbeitsaufträge bilden die anfänglichen Weisungen. Ergänzende Weisungen können in Textform an den oben genannten Kontakt erteilt werden. Airoflex dokumentiert sie. Mündliche Weisungen sind zeitnah in Textform zu bestätigen.
Verpflichtet Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats Airoflex zu einer abweichenden Verarbeitung, informiert Airoflex den Betrieb vorab, soweit das betreffende Recht diese Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Hält Airoflex eine Weisung für datenschutzwidrig, informiert Airoflex den Betrieb unverzüglich und setzt die betroffene Weisung bis zur Klärung aus. Airoflex nutzt die Auftragsdaten nicht für eigene Werbung oder ein eigenes Modelltraining.
Airoflex verpflichtet die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit oder setzt Personen ein, die einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Der Zugriff ist auf Personen und Aufgaben zu begrenzen, die zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Berechtigungen sind bei Aufgabenwechsel und Ausscheiden anzupassen beziehungsweise zu entziehen.
Airoflex trifft die nach Artikel 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Anlage 2 beschreibt die konkrete technische Ausgangslage und die organisatorischen Anforderungen dieses Vertrags. Airoflex dokumentiert deren Umsetzung und stellt dem Betrieb die erforderlichen Nachweise zur Verfügung. Änderungen dürfen das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschreiten; wesentliche Änderungen werden dem Betrieb mitgeteilt. Weder eine bestimmte Zertifizierung noch eine vollständig risikofreie Verarbeitung wird zugesagt.
Airoflex unterstützt den Betrieb unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Geht ein Ersuchen zu Auftragsdaten direkt bei Airoflex ein, leitet Airoflex es unverzüglich an den Betrieb weiter und entscheidet nicht eigenständig über dessen Erfüllung, soweit keine eigene gesetzliche Pflicht besteht.
Airoflex meldet dem Betrieb eine bekannt gewordene Verletzung des Schutzes seiner Auftragsdaten unverzüglich. Die Meldung enthält, soweit bereits bekannt, Art des Vorfalls, betroffene Daten und Personen, wahrscheinliche Folgen, ergriffene oder geplante Maßnahmen und einen erreichbaren Kontakt. Fehlende Angaben werden ohne vermeidbare Verzögerung nachgereicht. Airoflex sichert die für Aufklärung und Abhilfe erforderlichen Informationen und unterstützt den Betrieb bei seinen Pflichten nach Artikeln 32 bis 36 DSGVO, insbesondere Meldungen, Benachrichtigungen und erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzungen.
Der Betrieb kann über „Fehlupload melden“ weitere Verarbeitung stoppen und die Löschung zugeordneter Originale, Ableitungen, Vorschauen und Ausgaben auslösen. Wartende Aufträge und Wiederholungen bleiben gesperrt. Betroffene bestehende Exportpakete werden ungültig. Löschfehler bleiben sichtbar und können erneut bearbeitet werden. Ein minimaler Vorfallnachweis hält Kennungen, Fingerabdrücke, betroffenen Bestand, Löschstatus und bekannte Übermittlungen fest, ohne Bildinhalt oder freie sensible Begleittexte zu kopieren. Laufende fremde Dienstaufrufe und bereits veröffentlichte Plattformbestände erfordern gegebenenfalls gesonderte Löschanfragen.
Der Betrieb erteilt Airoflex mit Abschluss dieses Vertrags die allgemeine Genehmigung zum Einsatz der in Anlage 1 benannten Unterauftragsverarbeiter für die dort beschriebenen Aufgaben. Airoflex bindet sie vor dem Einsatz durch einen Vertrag mit den nach Artikel 28 DSGVO erforderlichen Datenschutzpflichten. Airoflex bleibt gegenüber dem Betrieb für die Erfüllung der Pflichten seiner Unterauftragsverarbeiter verantwortlich.
Airoflex informiert den Betrieb vor beabsichtigten Hinzufügungen oder Ersetzungen in Textform über Anbieter, Aufgabe, Verarbeitungsorte und Schutzmechanismen. Der Betrieb kann innerhalb von 14 Tagen aus nachvollziehbaren Datenschutzgründen widersprechen. Der neue Anbieter erhält vor Ablauf dieser Frist keinen Zugriff auf Auftragsdaten des Betriebs. Bei rechtzeitigem Widerspruch klären die Parteien eine geeignete Alternative; bis dahin bleibt die betroffene Verarbeitung mit dem neuen Anbieter ausgesetzt. Falls keine tragfähige Lösung möglich ist, kann der Betrieb den betroffenen Leistungsteil beenden. Andere gesetzliche Rechte bleiben unberührt.
Für nachgelagerte Dienstleister gelten gleichwertige Verpflichtungen innerhalb der Auftragskette. Airoflex verfolgt die Änderungsmitteilungen seiner Anbieter und gibt relevante Änderungen so weiter, dass der Betrieb sein Widerspruchsrecht ausüben kann. Externe Anbieterlisten allein ersetzen diese Mitteilung nicht.
Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen nur im beauftragten Umfang unter Einhaltung von Kapitel V DSGVO, etwa auf Grundlage eines anwendbaren Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln und erforderlicher ergänzender Maßnahmen. Airoflex dokumentiert die jeweils eingesetzte Grundlage und die erforderliche Transferprüfung. Eine Speicherung oder Verarbeitung nur innerhalb der EU ist nicht vereinbart. Die Zustimmung zu diesem Vertrag ist keine Einwilligung nach Artikel 49 DSGVO und ersetzt keine Transfergarantie.
Vom Betrieb beauftragte Veröffentlichungen an soziale Netzwerke sind von Unteraufträgen zu unterscheiden. Insbesondere Meta kann über die empfangenen Daten als eigener Verantwortlicher nach seinen Nutzungsbedingungen verfügen. Eine Kanalverbindung und der jeweilige Veröffentlichungsauftrag sind gesondert erforderlich.
Nach Ende der beauftragten Verarbeitung gibt Airoflex nach Wahl des Betriebs dessen Auftragsdaten zurück oder löscht sie und entfernt vorhandene Kopien, soweit keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht. Airoflex stimmt den Abschluss mit dem Betrieb ab und bestätigt ihn in Textform. Gesetzlich aufzubewahrende Daten werden auf den vorgeschriebenen Zweck beschränkt und anschließend gelöscht. Löschweisungen während der Laufzeit werden ebenso bearbeitet.
Ein Löschauftrag umfasst auch abgeleitete Arbeitsstände, reduzierte Bildkopien und übernommene Redaktionsnachweise, soweit sie personenbezogene Auftragsdaten enthalten. Die Entfernung einer einzelnen Quelldatei in der Oberfläche ist kein Auftrag zur Löschung aller davon abgeleiteten Vorgänge. Sicherungskopien werden spätestens 30 Tage nach ihrer Erzeugung automatisch gelöscht. Bis dahin bleiben sie gegen reguläre Verwendung gesperrt. Das Verfahren umfasst lokale, externe und bei Wartung oder Releases erzeugte Sicherungen. Ein gesondert fortgeschriebenes Lösch- und Sperrjournal dient dazu, zwischenzeitliche Löschungen und Sperren bei einer Wiederherstellung erneut anzuwenden. Wiederhergestellte Bestände bleiben bis zur Prüfung isoliert. Der Betrieb von Arbeitern und Veröffentlichungen beginnt erst nach erfolgreicher Wiederanwendung und Abnahme. Airoflex dokumentiert Durchführung und Fehler. Die Betriebslöschung umfasst auch mandantenbezogene Freigabe-, Veröffentlichungs- und Stoppnachweise sowie archivierte Bilddateien, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.
somevo übermittelt KI-Aufträge mit deaktivierter Antwortspeicherung (store=false) an OpenAI. Missbrauchsprotokolle können Inhalte grundsätzlich bis zu 30 Tage enthalten; gesetzliche Pflichten und Sicherheitsprüfungen können längere Speicherung erfordern. Prompt-Caches können bis zu 24 Stunden bestehen. Eine sofortige Löschung sämtlicher Anbieterbestände wird nicht zugesagt. Einzelheiten erläutern die Datenkontrollen von OpenAI. Airoflex unterstützt erforderliche Löschanfragen und informiert den Betrieb über verbleibende Einschränkungen.
Airoflex stellt alle Informationen bereit, die zum Nachweis der Pflichten aus Artikel 28 DSGVO erforderlich sind. Airoflex ermöglicht Kontrollen einschließlich Inspektionen durch den Betrieb oder einen von ihm beauftragten Prüfer. Airoflex wirkt daran mit. Kontrollen werden unter Schutz der Daten anderer Betriebe und berechtigter Vertraulichkeitsinteressen abgestimmt. Eine Abstimmung darf erforderliche Kontrollen, insbesondere bei konkreten Vorfällen oder behördlichen Anforderungen, nicht verhindern oder unangemessen verzögern.
Airoflex unterrichtet den Betrieb über datenschutzbezogene behördliche Maßnahmen oder andere erhebliche Umstände, soweit sie dessen Auftragsdaten betreffen und eine Mitteilung rechtlich zulässig ist. Verfügbare Anbieterberichte können Teil des Nachweises sein; sie ersetzen nicht die Prüfung der eigenen Verarbeitung.
Die folgende Liste bezeichnet den vorgesehenen Leistungsumfang bei Vertragsschluss. Ein Anbieter erhält nur die für seine jeweilige Aufgabe erforderlichen Daten.
Die Verarbeitungsorte und eingesetzten Garantien müssen zur tatsächlich genutzten Leistung passen. Diese Liste behauptet weder besondere Kontoeinstellungen bei den Anbietern noch eine aktivierte Nullspeicherung oder eine eigene Zertifizierung von Airoflex.
Die folgenden technischen Maßnahmen beschreiben den Anwendungsstand dieser Vertragsfassung. Organisatorische Pflichten sind von Airoflex im Betrieb umzusetzen und nachzuweisen; diese Beschreibung ersetzt keinen Umsetzungsnachweis.
Bei Widersprüchen zu anderen Abreden gehen diese Datenschutzbestimmungen für die Auftragsverarbeitung vor. Zwingendes Datenschutzrecht und anwendbare Standardvertragsklauseln bleiben vorrangig. Änderungen dieser Vereinbarung erfolgen dokumentiert in Textform; soweit der vereinbarte Umfang erweitert wird, ist eine erneute ausdrückliche Vereinbarung erforderlich. Vertraulichkeits-, Nachweis- und Löschpflichten gelten über das Vertragsende hinaus, soweit ihr Zweck dies erfordert.