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somevo

Datenschutz­erklärung

Diese Erklärung beschreibt, was somevo mit Daten tut. Das umfasst die Webanwendung auf der Arbeitsplattform Zendrion unter https://somevo.de und die somevo-App für iPhone und Android. Seitenaufrufe unter der früheren Adresse (soma.zendrion.de, soma.zendrion.com) leiten wir dorthin weiter. Ältere Fassungen der App erreichen dort für eine Übergangszeit weiter dieselbe Anwendung. Verantwortlich ist die Airoflex GmbH. Für Websites, die die Airoflex GmbH für Betriebe betreibt, gilt jeweils die Datenschutzerklärung des Betriebs.

Das Wichtigste in Kürze

1. Verantwortlicher

Airoflex GmbH
Ermlandstraße 55
28777 Bremen, Deutschland
Vertreten durch: Levin Dieckmann, André Dieckmann

Fragen zum Datenschutz und Anträge nach Artikel 15 bis 21 DSGVO: [email protected]

2. Wer hier welche Rolle hat

somevo ist der gemeinsame Arbeitsplatz der Airoflex GmbH und der Betriebe, die somevo nutzen. Dabei gibt es zwei Rollen.

Wo wir unten Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO nennen, gilt das für Sie, wenn Sie selbst Vertragspartner sind, etwa als Einzelunternehmer. Handeln Sie für einen Betrieb, etwa als Geschäftsführer oder Mitarbeiter, stützen wir dieselbe Verarbeitung auf Buchstabe f. Unser berechtigtes Interesse und das Ihres Betriebs ist dann, den Vertrag über somevo zu erfüllen.

3. Ihr Zugang

3.1 Konto

Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle (Inhaber oder Mitarbeiter), zugeordneter Betrieb und Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Bei der Registrierung kommen der Name des Betriebs, das gewählte Paket, gewählte Ergänzungen, auf Wunsch die Adresse seiner Webseite und ein Empfehlungscode hinzu, wenn Sie einen angeben (Abschnitt 3.7). Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, siehe Abschnitt 2. Ohne Name und E-Mail-Adresse können wir keinen Zugang einrichten. Die Webseite ist freiwillig.

Eine Stilllegung sperrt den Zugang, ist aber keine Löschung. Ihre Erklärung bei der Registrierung und Ihre Zustimmungen zu den Nutzungsbedingungen und zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung halten wir als Nachweis fest. Dazu gehören Betrieb, Kontokennung sowie Name und geschäftliche E-Mail-Adresse der Person zum Entscheidungszeitpunkt, der Wortlaut der Erklärung, die benannte Fassung, die tatsächlich gezeigte Volltextrevision mit SHA-256, der Weg der Erklärung und der Zeitpunkt, beim Abo auch Paket und Preis. Diese Nachweise bleiben, solange der Betrieb besteht, auch wenn die Person ihr Konto löscht. Löschen wir den Betrieb, vermerken wir zu diesen Nachweisen Zeitpunkt und Anlass der Löschung und, wenn eine Person sie ausgelöst hat, deren Namen und E-Mail-Adresse. Wie lange Nachweise und Vermerk nach der Löschung des Betriebs bleiben, steht in Abschnitt 10. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, einen Vertragsschluss nachweisen und Ansprüche klären zu können. Den Nachweis zu einem zustande gekommenen Abo bewahren wir länger auf, weil wir ihn nach unserem Verständnis als Handelsbrief aufbewahren müssen. Dafür ist Rechtsgrundlage zusätzlich Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO. Historisch unbekannte Angaben bleiben unbekannt. Die Anzeige eines Vertrags erzeugt keine Zustimmung. Redaktionelle Korrekturen erfordern keine neue Bestätigung einer unveränderten benannten Fassung. Wie Sie Ihr Konto löschen, steht in Abschnitt 3.6.

Herkunft Ihrer Registrierung: Kommen Sie über einen Link mit Kampagnenangaben zu somevo, etwa aus einer Anzeige oder einem Newsletter, merken wir uns beim ersten solchen Aufruf bis zu vier Angaben aus dem Link: Quelle, Medium, Kampagne und Inhalt, dazu den Zeitpunkt. Wir legen sie in Ihrer Browser-Sitzung ab, die ohnehin besteht (Abschnitt 8). Ein eigenes Cookie setzen wir dafür nicht. Zur Registrierungsherkunft speichern wir weder Ihre IP-Adresse noch Angaben zu Ihrem Gerät. Die davon getrennte Besuchsmessung beschreibt Abschnitt 7.6. Registrieren Sie sich, solange diese Sitzung besteht und höchstens 30 Tage nach dem Aufruf, speichern wir die Angaben zu Ihrem Betrieb. Sonst verfallen sie. Sind Sie angemeldet, erfassen wir nichts. Bei einer Registrierung in der App übernehmen wir solche Angaben nur, wenn die App sie aus dem Link mitschickt, über den sie geöffnet wurde. Wir werten sie nur gezählt je Kampagne aus, nie je Betrieb, um zu sehen, welche Werbung zu Registrierungen und bezahlten Abos führt. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, die Wirkung unserer Werbung zu messen. Die Angaben sind Teil der Datenmitnahme Ihres Betriebs und werden mit ihm gelöscht.

3.2 Zugänge für Ihr Team

Der Hauptinhaber Ihres Betriebs, also das älteste aktive Inhaberkonto, kann bis zu 5 weitere Personen per E-Mail einladen. Dafür speichern wir Name und E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, wer eingeladen hat und wann die Einladung abläuft. Den Schlüssel aus der Einladungsmail speichern wir nur als Prüfsumme. Die Einladung gilt 72 Stunden. Ein Konto entsteht erst, wenn die Person die Einladung annimmt. Danach erhält der einladende Inhaber eine kurze Nachricht mit ihrem Namen.

Eine zurückgezogene Einladung löschen wir sofort. Eine abgelaufene bleibt noch bis zu sieben Tage in der Liste sichtbar. Ihr Schlüssel ist dann schon gelöscht. Spätestens 30 Tage nach der letzten Änderung ist die Liste ganz gelöscht. Hat eine Adresse schon einen Zugang zu somevo, schicken wir statt der Einladung einen kurzen Hinweis ohne Einladungslink.

Die Adresse der eingeladenen Person haben wir vom einladenden Inhaber erhalten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt darin, dass der Betrieb sein Team in somevo mitarbeiten lassen kann. Mitarbeiter laden Fotos hoch und bereiten Beiträge vor. Freigaben, Kanäle, Plan, Abo und Team verwaltet nur der Inhaber.

3.3 Anmeldung

Für die Anmeldung können Sie einen Einmal-Link oder einen sechsstelligen Code anfordern. Gespeichert werden davon nur Prüfsummen, nie die Werte selbst. Dazu kommen Gültigkeitsende, Zeitpunkt der Einlösung und die Zahl der Fehlversuche. Die anfragende IP-Adresse speichern wir dabei ebenfalls nur als Prüfsumme. Sie dient dem Schutz vor Missbrauch, nicht der Nachverfolgung. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und f DSGVO.

Zusätzlich zur Registrierung mit Passwort können Sie nach bestätigter Anmeldung für den Browser ein freiwilliges Passwort setzen und später ändern oder entfernen. Gespeichert werden ein Passwort-Hash und der Zeitpunkt der Einrichtung, nicht das Passwort im Klartext. Die Prüfung erfolgt auf unserem Server. Änderungen am Passwort bestätigen wir per E-Mail. Zum Schutz vor Missbrauch nennt diese Nachricht auch die anfragende IP-Adresse. Der Anmeldeweg per E-Mail bleibt verfügbar. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und f DSGVO, insbesondere die Bereitstellung und Absicherung des Zugangs.

Nach der Registrierung legen Sie ein Passwort mit einem Code fest, den wir an Ihre E-Mail-Adresse schicken. Mit diesem Code ändern oder entfernen Sie es auch, wenn Sie das aktuelle nicht mehr wissen. Vom Code speichern wir nur eine Prüfsumme, das Ende seiner Gültigkeit nach zehn Minuten und die Zahl der Fehlversuche. Meldet sich jemand mit Ihrem Passwort in der App an oder in einem Browser, in dem Ihr Konto noch nicht angemeldet war, erhalten Sie eine Nachricht. Sie nennt Gerät oder Browser und die Uhrzeit, keinen Ort und keine IP-Adresse. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und f DSGVO.

Gegen massenhafte Versuche zählen wir Registrierungen, Anmeldungen, Einladungen, Aufrufe von Empfehlungslinks, Prüfungen von Empfehlungscodes und Fragen an den Support kurzzeitig je IP-Adresse, Netz, Konto oder E-Mail-Adresse. IP-Adresse und E-Mail-Adresse stehen in diesen Zählern nur als Prüfsumme, die wir mit einem geheimen Schlüssel bilden. Diese Zähler gelten höchstens einen Tag. Abgelaufene Anmeldevorgänge löscht der tägliche Wartungslauf einen Tag nach Ablauf.

Anmeldeprotokoll: Jede Anmeldung mit Passwort halten wir knapp in einem eigenen Protokoll fest (Tabelle „anmeldeereignisse“). Darin stehen das Ergebnis (Erfolg, Fehlschlag oder Sperre), der Weg (Web oder App), bei einer Sperre ihr Grund, der Zeitpunkt und das Konto nur dann, wenn die eingegebene Adresse zu einem Konto gehört. Statt der IP-Adresse speichern wir nur das gekürzte Netz, bei IPv4 die ersten drei Blöcke (/24), bei IPv6 die ersten vier (/64). Statt der E-Mail-Adresse speichern wir eine Prüfsumme, die wir mit einem geheimen Schlüssel bilden. Passwörter, E-Mail-Adressen und vollständige IP-Adressen stehen nicht darin. So erkennen wir, wenn jemand Passwörter über viele Konten durchprobiert. Dann können wir gezielt dagegen vorgehen. Die Einträge löschen wir nach 30 Tagen, mit dem Konto auch früher. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Zugang.

Bei einer Registrierung mit Passwort können Sie somevo sofort nutzen. Wir speichern den Registrierungszeitpunkt sowie die Zeitpunkte einer späteren Nutzung und der versandten Erinnerungen. Ein Passwort speichern wir ausschließlich als Hash. Zur Prüfung bekannter Datenlecks senden wir über unseren Server nur die ersten fünf Zeichen eines SHA-1-Abdrucks an die HIBP-Range-API von Have I Been Pwned. Ihr Passwort und Ihre E-Mail-Adresse werden dabei nicht übertragen. Der Dienst erhält dabei die IP-Adresse unseres Servers. Bei einer Störung gilt die lokale Mindestregel weiter. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und f DSGVO zur Bereitstellung und Absicherung Ihres Zugangs.

3.4 Browser- und Gerätesitzungen

Bei einer Browser-Sitzung speichert somevo die Sitzung mit Kontokennung, IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent) und dem Zeitpunkt der letzten Aktivität. Das ist der technische Nachweis, dass ein Klick wirklich vom angemeldeten Konto kommt. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Eine Browser-Anmeldung endet spätestens am Ende des Anmeldetags in der Zeitzone Europe/Berlin. Sie kann durch Abmelden oder den Ablauf der technischen Sitzung früher enden. Für Konten unserer eigenen Mitarbeiter gilt zusätzlich eine Grenze von 1 Stunden ohne Aktivität, weil diese Konten betriebsübergreifend arbeiten.

Die somevo-App verwendet eine eigene Gerätesitzung. Auf dem Server speichern wir die Konto- und Betriebskennung, die von der App übermittelte Gerätebezeichnung, Prüfsummen der Zugangs- und Erneuerungsschlüssel sowie Erstellungs-, Änderungs-, Ablauf- und gegebenenfalls Widerrufszeitpunkte. Die App übermittelt als Gerätebezeichnung nur einen festen Text ohne Gerätename oder Modell. Der Zugangsschlüssel gilt 15 Minuten und wird über einen wechselnden Erneuerungsschlüssel erneuert. Die Schlüssel selbst liegen auf dem Gerät im iOS-Schlüsselbund beziehungsweise geschützt durch den Android Keystore. Die Tagesgrenze des Browsers gilt für diesen Zugang nicht. Beim bestätigten Abmelden wird die Gerätesitzung widerrufen und der lokale Schlüssel entfernt. Auch Stilllegung oder ein Wechsel der Kontozuordnung sperren bestehende Gerätezugänge. Unter „Mein Zugang“ sehen Sie Ihre Geräte und können einzelne Zugänge beenden. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und f DSGVO zur Bereitstellung des App-Zugangs und zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff.

Mitteilungen in der App: Wenn Sie Mitteilungen in der App einschalten und sie in iOS beziehungsweise Android erlauben, meldet die App ihre Gerätekennung für Mitteilungen (Push-Token) bei unserem Server an. Wir speichern sie zusammen mit Ihrer Gerätesitzung, der Fassungsnummer der App, der Geräteart (iPhone oder Android) sowie der Angabe, ob es eine Test- oder Store-Fassung ist. Wir senden Ihnen damit kurze Hinweise, etwa wenn ein Beitrag oder Reel fertig ist, ein Beitrag auf Ihre Freigabe wartet, ein Beitrag erschienen ist, ein Kanal neu verbunden werden muss oder in Ihrer Woche noch Platz ist. Die Mitteilungen enthalten nur einen festen Satz aus einer von uns vorgegebenen Liste, die Art der Mitteilung sowie interne Nummern des Beitrags, der Mitteilung und Ihres Betriebs, damit die App beim Antippen die richtige Seite öffnet. Titel, Texte, Fotos, Fragen oder Namen aus Ihren Beiträgen enthalten sie nicht. Zwischen 20 und 8 Uhr senden wir nichts. Welche Hinweise Sie bekommen, stellen Sie in der App unter Einstellungen → Mitteilungen ein; wir speichern diese Auswahl zu Ihrem Konto. Für jede Zustellung an ein Gerät halten wir einen technischen Zustellbeleg mit Status, Zahl der Versuche und Zeitpunkten fest. Abmelden, das Beenden des Gerätezugangs oder das Löschen des Kontos entfernt die Gerätekennung bei uns. Sie können Mitteilungen jederzeit in der App oder in den Einstellungen von iOS beziehungsweise Android abschalten.

Auf dem iPhone stellt der Mitteilungsdienst von Apple die Mitteilungen zu. Auf Android-Geräten nutzen wir dafür Firebase Cloud Messaging von Google. Erst wenn Sie Mitteilungen auf einem Android-Gerät einschalten und erlauben, verbindet sich die App mit diesem Dienst. Google erzeugt dabei für die App-Installation eine Firebase-Installationskennung sowie die Gerätekennung für Mitteilungen und erhält technische Angaben zum Gerät wie Android-Version, Gerätemodell und die Fassungen der eingebundenen Firebase-Bausteine. Für die Zustellung übermitteln wir Google die Gerätekennung und den oben beschriebenen Inhalt der Mitteilung. Analyse- oder Werbedienste von Google nutzt die App nicht. Beim Abmelden entfernt die App die Gerätekennung auch bei Google. Einzelheiten zu Apple und Google stehen in Abschnitt 9. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, für Vertreter eines Betriebs Buchstabe f (Abschnitt 2).

3.5 Von der App ins Browserfenster

Manche Schritte erledigen Sie in einem Browserfenster innerhalb der App, etwa das Verbinden von Instagram oder Facebook. Damit Sie sich dort nicht noch einmal anmelden müssen, stellt unser Server einen Einmal-Schlüssel aus. Er gilt 60 Sekunden, lässt sich nur einmal einlösen und ist an Ihr Konto, Ihren Betrieb und Ihren Gerätezugang gebunden. Wir speichern davon nur eine Prüfsumme. Die App speichert den Schlüssel nicht. Er wird im Fenster an unseren Server übergeben und landet nicht in Server-Protokollen. Danach entsteht eine gewöhnliche Browser-Sitzung wie in Abschnitt 3.4. In diesem Fenster sind nur Kanäle, Anmeldung, Zugang und Rechtstexte erreichbar. Das Fenster hat einen eigenen Speicher. Beim Abmelden oder wenn ein Gerätezugang beendet wird, leert die App ihn. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und f DSGVO, ein sicherer Wechsel ohne zweite Anmeldung.

Wenn Sie Ihr Konto aus der App heraus neu einrichten, öffnet sich dafür ein gesondertes Browserfenster. Der Einrichtungsvorgang gilt höchstens 180 Minuten. Erst nach Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse und Abschluss der Einrichtung können Sie mit Ihrem neuen Zugang zur App zurückkehren. Dafür wird ein neuer Einmal-Schlüssel erstellt, der 60 Sekunden gilt. Er lässt sich nur mit dem zusätzlichen Nachweis aus der App einlösen, die den Vorgang begonnen hat. Er enthält keinen Gerätezugang. Der Server speichert die Prüfsumme dieses Schlüssels und einen Vermerk über seine Verwendung bis zum Ende des Einrichtungsvorgangs. Die App hält ihren zusätzlichen Nachweis nur während dieses Vorgangs im Arbeitsspeicher. Die Einrichtung selbst bleibt gespeichert, auch wenn Sie das Fenster schließen.

3.6 Konto löschen

Im Web öffnen Sie Mein Zugang → Konto löschen, in der App Einstellungen → Mein Zugang → Konto löschen. Sie fordern einen Löschcode an Ihre eigene E-Mail-Adresse an und bestätigen mit dem Code und dem Wort „löschen“. Die Codeanforderung allein löscht nichts.

Haben Sie ein Passwort festgelegt, können Sie in der App statt mit dem Code auch mit Ihrem Passwort und dem Wort „löschen“ bestätigen. Das Passwort prüfen wir auf unserem Server wie bei der Anmeldung. Die App speichert es dafür nicht. Fehlversuche zählen wir wie bei der Anmeldung, siehe Abschnitt 3.3. Damit die App den Abschluss auch nach einer unterbrochenen Verbindung anzeigen kann, halten wir bei beiden Wegen in der App eine Prüfsumme des Gerätezugangs der App und den Umfang der Löschung einen Tag lang fest. Danach löschen wir diesen Vermerk.

Sind Sie auf Fotos oder in Beiträgen des Betriebs zu sehen, wenden Sie sich dafür an Ihren Betrieb oder an uns. Einzelheiten und Ausnahmen stehen unter Daten löschen lassen.

3.7 Empfehlungsprogramm

Manche Kunden, Partner und andere Personen empfehlen somevo mit einem persönlichen Link oder Code. Wir nennen sie Empfehlungsgeber. Für Betriebe, die sich mit ihrem Code registrieren und später somevo bezahlt nutzen, erhalten sie von uns eine Prämie. Für Sie ändert sich dadurch nichts: Leistungen und Preise sind mit und ohne Empfehlung gleich.

Empfehlungslink: Rufen Sie einen Empfehlungslink auf, zählen wir den Aufruf nur als Zahl je Link und Tag, ohne Angaben zu Ihrer Person, Ihrer IP-Adresse oder Ihrem Gerät. Danach öffnet sich die Registrierung, der Code des Empfehlungsgebers steht dabei in der Adresse und im Feld „Empfehlungscode“. Wir merken ihn uns nicht und setzen dafür kein Cookie. Sind Sie bereits angemeldet, führt der Link ohne Code zur Startseite.

Registrierung mit Code: Den Code sehen Sie vor dem Absenden im Feld „Empfehlungscode“. Sie können ihn ändern oder löschen. Gespeichert wird nur der Code, der beim Absenden im Feld steht. Ist er gültig, speichern wir eine Zuordnung: den Empfehlungsgeber, seinen Link, den Weg der Registrierung, Ihren Betrieb und den Zeitpunkt. Später halten wir dort fest, ob und wann Ihr Betrieb somevo bezahlt nutzt und ob eine Prämie fällig wurde. Ein ungültiger Code hindert Sie nicht an der Registrierung, wir speichern ihn nicht. Ohne Code ordnen wir nichts zu.

Was der Empfehlungsgeber erfährt: den Namen Ihres Betriebs und den Stand, also ob Ihr Betrieb registriert ist, somevo bezahlt nutzt und ob die Prämie fällig ist. Namen von Personen, E-Mail-Adressen, Ihr Paket, Preise oder Inhalte aus somevo erfährt er nicht. Bei der Registrierung können Sie der Nennung Ihres Betriebsnamens widersprechen, indem Sie das Häkchen dazu entfernen. Dann erfährt der Empfehlungsgeber nur, dass sich „ein Betrieb“ über seine Empfehlung registriert hat. Sie können auch später jederzeit widersprechen, unter „Hilfe“ oder per E-Mail an [email protected].

Rechtsgrundlage für Zuordnung und Mitteilung an den Empfehlungsgeber ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein nachprüfbares und faires Empfehlungsprogramm, das des Empfehlungsgebers die Abrechnung seiner Prämie. Mit uns verbundene Unternehmen nehmen am Programm nicht teil. Wie lange wir die Angaben speichern, steht in Abschnitt 10.

Wenn Sie somevo weiterempfehlen: Für Ihre Teilnahme speichern wir Ihre Kontakt- und Anschriftsdaten, Ihre Teilnahmebestätigung und die für Ihre Prämienabrechnung erforderlichen Steuerangaben. Nach Ihrer Aufnahme erhalten Sie eine Willkommensmail mit Ihrem Empfehlungslink, Ihrem Code und dem Link zu Ihrer Partnerseite. Dort melden Sie sich mit einem Anmeldelink oder Code an, den wir an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse senden. Link und Code gelten 30 Minuten und nur einmal. Wenn Sie eine Überweisung wünschen, geben Sie dort Ihre IBAN und den Kontoinhaber an. Wir speichern die IBAN verschlüsselt. Eine neue Bankverbindung gilt erst, wenn Sie sie über einen Link an Ihre E-Mail-Adresse bestätigen. Auf der Partnerseite und in den Ansichten des Verwaltungsbereichs erscheint die IBAN nur gekürzt. Vollständig steht sie nur in der Überweisungsdatei, mit der wir Kontoinhaber, IBAN und Betrag an unser Kreditinstitut weitergeben, das die Zahlung an Ihr Kreditinstitut ausführt. Bestätigen Sie Ihre Teilnahme digital, speichern wir Zeitpunkt, Fassung, Text und Prüfsumme der Bedingungen als Nachweis. Versand, Anmeldung und Änderungen protokollieren wir zur sicheren Abwicklung, ohne Bankverbindungen oder Anmeldegeheimnisse in die Protokolle aufzunehmen. Einträge zu Anmeldungen löschen wir nach 30 Tagen.

Für Missbrauchsprüfung, Sperre und Beendigung speichern wir Grund, zuständigen Bearbeiter, Zeitpunkte und Klärungsstand. Rückforderungsfälle enthalten betroffene Empfehlung, Betrag, Mitteilung, Einwendungen und die dokumentierte Erledigung durch Zahlung oder vereinbarte Verrechnung. Eine Beendigung allein entzieht keine rechtmäßig erworbene Prämie. Diese Angaben verwenden wir für die Durchführung des Empfehlungsprogramms, die Abrechnung und den Schutz Ihres Zugangs. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, für gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungsbelege Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO. Diese Belege bleiben nach dem Ende Ihrer Teilnahme für die vorgeschriebenen Fristen erhalten. Andere Angaben löschen wir, sobald ihr Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Testanfragen über Meta-Lead-Anzeigen (Sofortformulare)

Wenn Sie über ein Meta-Sofortformular einen Test anfragen, erhalten wir von Meta Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihr Unternehmen und Ihre Antworten auf zwei Auswahlfragen. Wir verwenden diese Angaben zur Kontaktaufnahme und Vorbereitung des gewünschten Tests. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Ohne anschließenden Vertrag löschen wir die Anfrage spätestens 90 Tage nach dem letzten Kontakt. Bei einem Vertrag gelten die unten genannten Vertrags- und Belegfristen. Für die Erhebung über das Sofortformular sind wir und Meta Platforms Ireland Limited gemeinsam Verantwortliche. Meta stellt das Formular bereit und übermittelt uns Ihre Antworten. Die wesentlichen Angaben zur gemeinsamen Verantwortlichkeit finden Sie in den Datenschutzhinweisen des Meta-Formulars. Ihre Rechte können Sie gegenüber beiden Verantwortlichen ausüben; unser Kontakt steht in Abschnitt 1.

3.8 Hilfe und Support

Fragen an uns stellen Sie in somevo unter „Hilfe“, im Web und in der App. Dafür speichern wir das gewählte Thema, Ihren Text, einen aus seiner ersten Zeile gebildeten Betreff, Ihr Konto und Ihren Betrieb, eine Fallnummer, den Bearbeitungsstand, den Weg (Web oder App) und die Zeitpunkte. Öffnen Sie die Hilfe aus einem Zusammenhang, etwa aus einem Entwurf, einem Beitrag oder einem Kanal, schicken wir diesen Bezug mit seinem Titel mit. Sie sehen das vorher und können ihn abwählen. Aus der App übermitteln wir zusätzlich die Fassungsnummer der App und die Geräteart, etwa „iPhone“ oder „Android“. Fügen Sie einer Frage ein Foto oder Bildschirmfoto bei (JPEG, PNG oder HEIC, höchstens 8 MB), speichern wir es ohne Standort- und Kameradaten nur für Ihren Betrieb und unser Support-Team.

Zum Fall speichern wir außerdem unsere Antworten mit dem Vornamen der Person, die geantwortet hat, interne Notizen unseres Teams, die Zuständigkeit im Team, eine Dringlichkeit und ein Antwortziel. Interne Notizen zeigen wir in somevo nicht an. Ist Ihre Frage gelöst, können Sie freiwillig angeben, ob unsere Antwort geholfen hat. Wartet ein Fall 14 Tage lang still auf Ihre Antwort, schließen wir ihn als gelöst. Schreiben Sie innerhalb weiterer 14 Tage, öffnet er sich wieder.

Wer Ihre Fragen sieht: Inhaber Ihres Betriebs sehen alle Fragen des Betriebs und unsere Antworten, auch die Fragen von Mitarbeitern. Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Fragen. Bei uns sehen sie die Mitarbeiter, die Anfragen bearbeiten.

Benachrichtigungen: Über eine neue Frage informiert uns eine E-Mail an unser Support-Postfach. Sie nennt Fallnummer, Betrieb, Thema und Dringlichkeit, aber weder Ihren Text noch den Betreff. Antworten wir, finden Sie die Antwort in somevo unter „Hilfe“. Zusätzlich schicken wir der Person, die die Frage gestellt hat, eine E-Mail mit dem Betreff und unserer Antwort. Gehört diese Person nicht mehr zu Ihrem Betrieb, geht die E-Mail an den Hauptinhaber. Interne Notizen stehen in keiner E-Mail. Die E-Mails versendet IONOS für uns (Abschnitt 9).

Bitte schreiben Sie keine Gesundheitsdaten, Angaben zu Patienten oder Zugangsdaten in Ihre Frage. Haben Sie einen Bezug mitgeschickt oder ist es für die Antwort nötig, sehen wir uns die betroffenen Inhalte in Ihrem Konto an. Diese Inhalte verarbeiten wir im Auftrag Ihres Betriebs (Abschnitt 2). Für die Einsicht öffnen Mitarbeiter mit Support-Berechtigung Ihren Arbeitsbereich in einer Ansicht nur zum Lesen, höchstens 30 Minuten lang. In dieser Ansicht lässt sich nichts ändern, nichts veröffentlichen und nichts an eine KI senden. Ihre Gespräche mit Zen sind darin nicht sichtbar. Beginn, Ende, Anlass und die angesehenen Bereiche halten wir in unserem internen Protokoll fest.

In einem gesonderten Supportmodus können berechtigte Mitarbeiter in Ihrem Konto Beiträge vorbereiten. Sie können nach bestätigter AVV und Ihrer Rechteklärung für genau die aufzunehmende Datei Fotos hochladen oder auswählen, Entwürfe erstellen und Texte, Gestaltung sowie Übersetzungen bearbeiten. Dabei können sie die in Abschnitt 5 beschriebene Verarbeitung durch KI nur auslösen, wenn kein betrieblicher KI-Widerruf entgegensteht. Beiträge freigeben oder veröffentlichen kann unser Support nicht. Die Freigabe sowie die Bestätigung von Bildrechten und erforderlichen Personeneinwilligungen bleiben Ihrem Betrieb vorbehalten. Am Entwurf speichern wir, welches Supportkonto ihn zuletzt vorbereitet hat und wann. Der Supportmodus läuft 30 Minuten und lässt sich auf höchstens zwei Stunden ab Beginn verlängern. Ihre Gespräche mit Zen bleiben auch darin verborgen. Beginn, Ende, Anlass, aufgerufene Aktionen und betroffene Feldnamen halten wir mit dem Supportkonto in unserem internen Protokoll fest.

Wir verarbeiten Ihre Fragen, um sie zu beantworten, Störungen zu beheben und somevo zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, siehe Abschnitt 2. Für interne Notizen, Zuständigkeit, Dringlichkeit und die zusammengefasste Auswertung von Themen und Bearbeitungszeiten ist es Buchstabe f. Unser berechtigtes Interesse ist ein schneller und verlässlicher Support. Die Fälle mit Ihren Fragen und unseren Antworten sind Teil der Datenmitnahme Ihres Betriebs, interne Notizen nicht. Wie lange wir Fälle speichern, steht in Abschnitt 10. Fragen per E-Mail an [email protected] beantworten wir weiterhin.

Für unsere freiwillige offene Fragerunde verlinken wir Microsoft Teams. Auf unserer Startseite ist Teams nicht eingebettet. Wenn Sie den Link öffnen, rufen Sie das Angebot von Microsoft auf. Bei der Teilnahme können Ihr angezeigter Name, technische Verbindungsdaten und die von Ihnen eingeschalteten Ton- und Bildübertragungen verarbeitet werden. Andere Teilnehmer können Ihre Beiträge sehen oder hören. Wir zeichnen die Fragerunde nicht auf, lassen sie nicht transkribieren und nutzen dort keinen Chat. Bitte nennen Sie dort keine vertraulichen Kunden-, Gesundheits- oder Zugangsdaten. Sie können Ihre Fragen auch per E-Mail an uns richten.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO: unser berechtigtes Interesse, Fragen zu somevo in einem offenen Gespräch zu beantworten. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited in Irland, die Teams für uns als Auftragsverarbeiter nach ihren Datenschutzbedingungen für Geschäftskunden bereitstellt. Soweit Microsoft Daten für eigene Zwecke verarbeitet, gelten die Datenschutzhinweise von Microsoft.

Ankündigungen: Über Wartungen, Störungen und Neuigkeiten informieren wir in somevo mit einem Hinweis. Blenden Sie ihn aus, speichern wir für Ihr Konto, welche Ankündigung Sie wann ausgeblendet haben, damit sie nicht wiederkommt. Wir zählen daraus nur, wie viele Konten und Betriebe eine Ankündigung gesehen haben. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO (Abschnitt 2).

4. Ihre Arbeit in somevo

4.1 Arbeitsdaten

Markenkern, Angaben zum Betrieb, ausdrückliche Wünsche, Fotos und Videos samt Ton, der gemeinsame Fotovorrat, Entwürfe, Beiträge, der Plan, Kanäle und Monatswerte, Freigabekarten samt Entscheidung und dem Konto, das sie getroffen hat, versionsbezogene Freigabemanifeste und Veröffentlichungsmanifeste mit vollständigen Medienprüfsummen, geordneten Karussellseiten, Übersetzungen, Zielkonten und Kanälen, Zeitpunkten, Stoppentscheidungen und Stoppepochen, Material-Anfragen und die dazu gelieferten Dateien. Diese Daten verarbeiten wir im Auftrag Ihres Betriebs und nur nach seinen Weisungen, siehe Abschnitt 2. Die Rechtsgrundlage dafür bestimmt Ihr Betrieb als Verantwortlicher.

Hochgeladene Dateien liegen außerhalb des öffentlichen Verzeichnisses unter zufälligen Dateinamen. Sie sind nur über eine geprüfte Adresse abrufbar. Abrufen können sie die Airoflex GmbH und der Betrieb, zu dem sie gehören. Für eine beauftragte Veröffentlichung erhält Meta eine signierte Adresse, die höchstens 30 Minuten gilt. Sie ist zusätzlich an Freigaberevision und Stoppepoche gebunden und wird nach einem Stopp oder einer entwerteten Freigabe nicht weiter bedient. Für Texte und Prüfungen senden wir verkleinerte Bildfassungen an OpenAI, siehe Abschnitt 5. Es gibt keinen erratbaren Link. Sind auf einem Foto Personen zu erkennen, brauchen Sie die erforderlichen Einwilligungen für sämtliche beauftragten Verwendungen.

Fotos speichern wir so, wie sie hochgeladen werden, samt der Angaben, die die Kamera in die Datei schreibt, etwa Aufnahmezeit und, wenn am Gerät eingeschaltet, Aufnahmeort. Ein iPhone-Foto im Format HEIC und ein Foto mit mehr als 40 Megapixeln wandelt Ihr Browser vor dem Hochladen in eine kleinere JPEG-Fassung um, mit der somevo arbeitet. Die unveränderte Originaldatei speichern wir zusätzlich daneben, nur für Ihren Betrieb. Sie bleibt bei uns: Meta und OpenAI erhalten nur daraus erstellte Fassungen ohne diese eingebetteten Angaben. Das Original löschen wir zusammen mit dem Foto, dem Entwurf oder dem Betrieb. Die App schickt nur eine umgewandelte Fassung ohne solche Angaben.

Gesichtserkennung in der App: Damit Text und Logo auf Ihren Beitragsbildern keine Gesichter verdecken oder anschneiden, erkennt die somevo-App auf Ihrem iPhone, wo auf einem Foto Gesichter zu sehen sind. Diese Erkennung läuft ausschließlich auf Ihrem Gerät mit der Bilderkennung von Apple. Von ihrem Ergebnis übertragen wir nur die Lage dieser Bereiche als Rechtecke in Prozentangaben an unsere Server, keine biometrischen Merkmale und keine Angaben dazu, wer abgebildet ist. Die Rechtecke speichern wir zusammen mit dem jeweiligen Beitragsentwurf, nutzen sie nur für die Gestaltung dieses Bildes und geben sie nicht an OpenAI weiter. Wir löschen sie mit dem Entwurf; ist daraus ein Beitrag geworden, mit den Arbeitsdaten Ihres Betriebs. Die Rechtecke gehören zu den Arbeitsdaten Ihres Betriebs, die wir in seinem Auftrag verarbeiten (Abschnitt 2); die Rechtsgrundlage bestimmt Ihr Betrieb als Verantwortlicher.

Teilen aus der Fotos-App: Über „Teilen“ können Sie Fotos aus der Fotos-App an somevo geben. Die somevo-Erweiterung bereitet die gewählten Fotos auf Ihrem iPhone auf und entfernt dabei die eingebetteten Angaben wie den Aufnahmeort. Für einen neuen Beitrag legt sie die Fotos in einem nur für die somevo-App zugänglichen Bereich Ihres iPhones ab, bis die App sie übernimmt, höchstens sieben Tage. Abmelden leert diesen Bereich. Fotos für Ihren Fotovorrat lädt die Erweiterung direkt zu uns hoch. Dafür verwendet sie einen eigenen Schlüssel, der nur dieses Hochladen erlaubt. Er liegt im iOS-Schlüsselbund, gilt höchstens 30 Tage und endet mit Ihrem Gerätezugang; auf dem Server speichern wir ihn nur als Prüfsumme. Hochgeladene Fotos behandeln wir wie jedes andere Foto Ihres Fotovorrats (Abschnitt 4.1). Die Erweiterung selbst sendet nichts an OpenAI.

Vor jeder neuen Speicherung von Kundeninhalten muss der Betrieb die AVV bestätigt haben. Das gilt auch für Website-Rohdaten, Logos, Material, Hilfe mit Freitext oder Anhängen, neue Vorschau- und Verarbeitungskopien sowie Exportkopien. Reine Kontoführung und Vertragsbestätigung bleiben möglich. Technische Transportpuffer des Webservers sind keine dauerhafte fachliche Ablage.

Vor der Fotoannahme bestätigt ein berechtigtes Kundenkonto mit einer kurzen Erklärung und Verweis auf den Abschnitt „Fotorechte und Einwilligungen“ der Nutzungsbedingungen den Umfang von Speicherung, Bearbeitung, Verarbeitung durch beauftragte Dienstleister einschließlich KI sowie Veröffentlichung auf gewählten Kanälen und in gewählten Formaten samt erforderlichen Personeneinwilligungen. Wir speichern Betrieb, Konto, Zeitpunkt, benannte Erklärungsfassung, Wortlaut und Prüfsumme. Je Foto erfassen wir Ursprung, Original- und Dateifingerabdruck, Importadresse beziehungsweise Kopierbezug. Ersetzte Dateiinhalte erhalten einen eigenen Nachweis. Bereits vorhandene Lizenznotizen bleiben im Herkunftsnachweis erhalten. Ältere Inhalte erhalten keine erfundene Rechtebestätigung. Eine ältere App kann die neue Erklärung auf der Website unter „Bildrechte“ bestätigen lassen.

Laden Sie keine Patientenfotos oder Gesundheitsdaten hoch. Das gilt auch für Bildschirme mit Befunden, Patientenunterlagen und Terminlisten mit Namen. Eine Einwilligung erweitert diesen Dienstumfang nicht. Anhand der hinterlegten Branche beziehungsweise Familie zeigt somevo Gesundheitsbetrieben diesen Hinweis an Upload und Import. Eine medizinische Bilderkennung oder vollständige automatische Erkennung unzulässiger Inhalte findet nicht statt.

Über „Fehlupload melden“ stoppen Sie die weitere Verarbeitung. Zugeordnete Originale, abgeleitete Dateien, Vorschauen, Freigabebilder und betroffene Ausgaben werden entfernt. Wartende Aufträge und Wiederholungen bleiben gesperrt. Bestehende Exportpakete Ihres Betriebs werden ungültig, weil sie betroffene Inhalte enthalten können. Unbeteiligte Originalquellen anderer Werke werden nicht allein wegen einer gemeinsamen Verwendung gelöscht. Bei unvollständiger alter Logoherkunft werden zusammengesetzte Markenausgaben vorsorglich gesperrt.

Ein minimaler Vorfallnachweis speichert Kennungen, Fingerabdrücke, betroffenen Bestand, Löschstatus und Auskunft über dokumentierte oder mögliche frühere Übermittlungen. Bildinhalte und freie sensible Begleittexte werden nicht in das Journal kopiert. Nicht vollständig gelungene Löschversuche bleiben sichtbar und wiederholbar. Ein bereits laufender fremder Dienstaufruf lässt sich nicht zurückrufen; seine Antwort wird nach der Meldung verworfen. Bereits übermittelte oder veröffentlichte Inhalte werden nicht automatisch aus allen fremden Beständen entfernt. Erforderliche externe Löschanfragen sind ein gesonderter Vorgang. Sicherungen unterliegen Abschnitt 7.3.

Bei einer begründeten Inhaltsbeanstandung können wir Inhalte vorläufig sperren. Der Nachweis enthält Grund, zuständigen Bearbeiter, Zeitpunkte sowie betroffene Herkunftsverknüpfungen und Dateiprüfsummen. Über einen Hilfefall erhält Ihr Betrieb Grund und Rückfragemöglichkeit als sichtbare Teamnachricht sowie eine Servicebenachrichtigung. Die Aufhebung wird dokumentiert und verlangt vor einer Veröffentlichung eine neue Inhaberfreigabe. Interne Verwaltungsprotokolle und administrative Sperrzuordnungen sind nicht Teil des Betriebsexports; zugängliche Hilfenachrichten und sachliche Stoppentscheidungen sind enthalten.

4.2 Ihre Webseite auslesen

Bei der Einrichtung und später auf Wunsch des Inhabers mit „Webseite neu auslesen“ ruft somevo die öffentlichen Seiten der angegebenen Webseite ab wie ein Besucher. Daraus übernehmen wir Logo, Farben, Schriften, Leistungen, Öffnungszeiten und die Angaben aus dem Impressum: Firmierung, Anschrift, Telefon, E-Mail, Register und Vertretung. Fotos in ausreichender Größe kommen nur nach Ihrer ausdrücklichen Rechtebestätigung vor dem Import in den Fotovorrat Ihres Betriebs. Die öffentliche Erreichbarkeit der Webseite belegt keine Rechte. Ein früherer allgemeiner Uploadnachweis ersetzt die Importbestätigung nicht. Einen gekürzten Text der Webseite senden wir an OpenAI, damit somevo Leistungen und Branche einordnen kann. Gelingt das nicht sofort, wiederholt somevo die Übermittlung automatisch, je Auslese höchstens viermal. Vor jeder weiteren KI-Übermittlung gilt die aktuelle betriebliche KI-Entscheidung.

Bindet die Webseite nur eine verkleinerte Vorschau eines Bildes ein, ruft somevo auch die größere Originaldatei desselben Bildes von derselben Webseite ab, höchstens drei Abrufe je Bild. Bilder, die nach einer früheren, strengeren Regel als zu klein aussortiert wurden, prüft somevo einmal neu, auch ohne erneute Auslese. Bilder, die danach in Frage kommen, prüft somevo wie jedes Foto mit OpenAI, siehe Abschnitt 5.

Beim neuen Auslesen ändert sich nichts, bis Sie einzelne Angaben übernehmen. Das Rohmaterial wie Seitentext und Stildateien löschen wir, sobald die Einrichtung steht oder Sie übernommen haben. Eine nicht übernommene Auslese löschen wir nach Ablauf. Das Ergebnis bleibt bis zur nächsten Auslese. Neu auslesen lässt sich die Webseite höchstens dreimal je Stunde und sechsmal am Tag. Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag Ihres Betriebs. Personen auf Fotos von der Webseite verantwortet der Betrieb wie bei eigenen Uploads.

4.3 Gespräche mit Zen

Zen ist eine KI und kann sich irren. Jede Person im Betrieb hat ihr eigenes Gespräch mit Zen. Wir speichern Ihre Nachrichten, Zens Antworten und Vorschläge, die Sie daraus übernehmen. In somevo sieht nur die Person selbst ihren Verlauf. Weder der Inhaber noch Konten der Airoflex GmbH öffnen ihn dort. Gespräche zu einzelnen Beitragsideen gehören dagegen zum Betrieb. Sie sieht der Hauptinhaber, also das älteste aktive Inhaberkonto des Betriebs. Löscht er sein Konto, sieht sie der nächste Inhaber. Frühere Gespräche aus der Zeit vor dem 4. Oktober 2026, die der ganze Betrieb geteilt hat, sieht ebenfalls der Hauptinhaber. Sie können Nachrichten anderer Konten enthalten. Diese früheren Gespräche führt er als sein eigenes Gespräch weiter. Löscht er sein Konto, löschen wir sie deshalb mit, auch wenn der Betrieb bestehen bleibt.

Für eine Antwort gehen Ihre Nachricht, Ausschnitte des bisherigen Verlaufs und passende Angaben aus Ihrem Betrieb an OpenAI, siehe Abschnitt 5. Die Menge der Gespräche begrenzen wir je Betrieb. Löschen Sie Ihr Konto oder entfernt der Inhaber Ihren Zugang, löschen wir Ihr persönliches Gespräch mit.

In Praxen und anderen Heilberufen prüft somevo jede Nachricht vor dem Senden darauf, ob sie nach Angaben zu einem Patienten aussieht. Diese Prüfung läuft auf unserem Server und ohne KI. Sieht eine Nachricht danach aus, senden wir sie nicht an OpenAI und bitten Sie, sie zu ändern. Das Ergebnis der Prüfung speichern wir nicht.

4.4 Persönlicher Einführungsstand

Die freiwillige Einführung merkt sich, ob Sie sie begonnen, pausiert oder abgeschlossen haben. Im Web speichern wir diesen Stand beim jeweiligen Benutzerkonto, einschließlich Betriebszuordnung, Beginn und einer technischen Grenze zu bereits vorhandenen Entwürfen. Der nächste Schritt ergibt sich aus Ihren eigenen Entwürfen seit diesem Beginn. So können Sie die Einführung später fortsetzen und erhalten bereits abgeschlossene Hinweise nicht erneut.

In der somevo-App liegt der Einführungsstand pro Konto und Gerät im privaten App-Speicher, zusammen mit der Kennung des dafür begonnenen Entwurfs. Lokale Entwürfe, ausgewählte Fotos und Texte können dort ebenfalls gespeichert sein. Der lokale Einführungsstand wird nicht mit dem Webstand synchronisiert. Abmelden löscht diese lokalen Arbeitsdaten nicht. Sie bleiben dem jeweiligen Konto zugeordnet. Nach bestätigter Kontolöschung entfernt die App den lokalen Kontospeicher auf dem ausführenden Gerät. Auf anderen, etwa offline gebliebenen Geräten müssen lokale App-Daten gesondert entfernt werden. Die Einführung dient der Bedienung, nicht der Werbung. Sie ist keine Reichweitenmessung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO für die von Ihnen gewählte Bedienhilfe. Bei Nutzern eines Geschäftskunden ist es Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, unser Interesse an einer fortsetzbaren und verständlichen Bedienung.

4.5 Abo und Abrechnung

Bei der Registrierung sind keine Zahlungsdaten erforderlich. Ein Abo schließen Sie nur auf der Website ab, nicht in der App. Wenn Sie den Aboabschluss öffnen, übermitteln wir Betriebsname, Kontakt-E-Mail-Adresse und interne Betriebskennung an Stripe und ordnen das ausgewählte Paket zu. Im von Stripe bereitgestellten Bezahlvorgang geben Sie Ihre Rechnungsadresse, gegebenenfalls eine Steuernummer und die Daten Ihrer gewählten Zahlungsmethode direkt bei Stripe ein.

somevo verarbeitet zur Zuordnung und Freischaltung Kunden-, Bezahlvorgangs-, Abo- und Rechnungskennungen, Paket, Zahlungs- und Abostatus, bezahlte Zeiträume sowie den Kündigungsstand. Rechnungsinformationen werden zur Zahlungsprüfung von Stripe abgerufen. Die Anwendungsdatenbank speichert den daraus abgeleiteten Abostand. Wir speichern dort keine vollständigen Karten- oder Bankzugangsdaten. Abo, Rechnungen und Zahlungsdaten verwalten Sie über das von somevo geöffnete Stripe-Portal. Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO für Abschluss sowie Durchführung des Abos, Buchstabe c für gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Buchstabe f für die sichere Zuordnung und Missbrauchsabwehr.

4.6 Messung von Anfragen

Für Betriebe, deren Website Airoflex GmbH betreibt, zählt somevo eingehende Anfragen. Diese Zählung ist bewusst personenfrei aufgebaut:

Bei Betrieben aus dem Gesundheitsbereich werden ausschließlich aggregierte Monatszahlen ausgewertet. Eine Einzelfall-Verkettung wäre dort ein Gesundheitsdatum nach Artikel 9 DSGVO.

4.7 Ihr Beitragsstil

Wählen Sie bei einer neuen Textfassung ausdrücklich „kürzer“, „sachlicher“ oder „persönlicher“, merken wir diese Auswahl zum Beitrag. Wiederholen Sie dieselbe Wahl bei drei verschiedenen Beiträgen, schlägt somevo sie als Voreinstellung vor. Erst wenn ein Inhaber sie bestätigt, gilt sie für künftige Beiträge. In den Einstellungen lässt sie sich ändern oder zurücksetzen. Eine ausdrückliche Wahl beim einzelnen Beitrag hat Vorrang. Freie Textkorrekturen werden dafür nicht automatisch ausgewertet. Bestätigte Voreinstellungen gehen als Stilvorgabe in den Schreibauftrag an OpenAI ein, nicht als Tatsachenquelle über Ihren Betrieb. Diese Verarbeitung gehört zu den Arbeitsdaten im Auftrag Ihres Betriebs.

4.8 Ihr freiwilliger Wochenhinweis

Als Inhaber können Sie für Ihr eigenes Konto eine E-Mail-Erinnerung einschalten und Wochentag sowie Uhrzeit wählen. Ohne Ihre Auswahl bleibt sie ausgeschaltet. Wir verwenden Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und den aktuellen Arbeitsstand, um Sie höchstens einmal pro Kalenderwoche an eine tatsächlich offene Aufgabe zu erinnern. Die Nachricht führt nach Ihrer Anmeldung zum betreffenden Auftrag. Ohne passende Aufgabe wird keine Erinnerung verschickt.

Sie können den Wochenhinweis jederzeit in denselben Einstellungen ausschalten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Der Widerruf gilt für die Zukunft; die Verarbeitung bis dahin bleibt rechtmäßig. Wir speichern Ihre aktuelle Wahl samt letzter Bestätigung und technische Versandangaben. Diese enthalten keine zusätzliche Kopie Ihrer E-Mail-Adresse oder der Beitragsinhalte. Die Versandangaben verhindern doppelte Erinnerungen und werden nach 90 Tagen gelöscht. Dafür ist Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, unser Interesse an einem verlässlichen Versand. Ihre persönliche Einstellung löschen wir mit Ihrem Konto. Bei Verlust der Inhaberrolle oder Wechsel des Betriebs deaktivieren wir sie. Die Erinnerung ist keine Voraussetzung für die Nutzung von somevo.

5. KI-Erstellung und Prüfung mit OpenAI

Für Bildbeschreibungen, Beitragstexte, deren Qualitätsprüfung, Gesprächsantworten von Zen, Vorschläge für Ihre Reels und das Einordnen Ihrer Webseite übermitteln wir die dafür zusammengestellten Angaben an OpenAI Ireland Ltd. (Irland). Dazu gehören Ihre Texteingaben und Wünsche, Bildbefunde, Entwürfe und Prüfergebnisse sowie passende Angaben aus Ihrem Betriebskonto: Name, Branche, Ort, Markenprofil, Sprachpräferenzen, aktuelle Planwünsche, Kanäle und Formate. Ausgewählte frühere Beiträge und Bearbeitungsentscheidungen helfen, Ton und Themen abzustimmen. Nicht übermittelt werden die Kennung Ihres Kontos, die E-Mail-Adressen der Konten, Anmeldelinks und die Zugriffsschlüssel Ihrer Kanäle. Ihre freien Eingaben, Angaben von Ihrer Webseite, Markenangaben und Dateinamen von Fotos können aber Namen oder E-Mail-Adressen enthalten. Wir filtern sie nicht heraus.

Ihre Zustimmung und Ihr Widerruf: Bevor die App für Ihr Konto zum ersten Mal einen Beitrag erstellen lässt, ein Reel schneiden lässt oder Ihre erste Nachricht an Zen sendet, fragt sie Sie ausdrücklich, ob Sie der Übermittlung an OpenAI zustimmen. Ohne Ihre Zustimmung startet sie diese neuen KI-Schritte nicht. Das gilt auch im Browserfenster der App. Die Website bietet denselben Entscheidungsweg unter „Mein Zugang“ und „KI und OpenAI“. Eine ausdrücklich erteilte oder widerrufene Entscheidung gilt für den gesamten Betrieb mit allen zugehörigen Konten in App, Website und Hintergrundverarbeitung.

Sie können jederzeit unter „KI und OpenAI“ in der App oder auf der Website widerrufen. Ein bestätigter Widerruf stoppt weitere KI-Übermittlungen des Betriebs. Das umfasst wartende Aufträge, laufende mehrstufige Arbeit, Wiederholungen, automatische Netzrunden, Bildprüfungen, Websiteauswertung, Übersetzungen, Reel-Schnitte und Zen. Jeder Versand prüft die aktuelle Entscheidung. Ein bereits laufender Versand wird mit der Widerrufsentscheidung abgestimmt. Kann der Widerruf noch nicht gespeichert werden, zeigt somevo dies ausdrücklich an. Die Entscheidung gilt dann noch nicht als bestätigt.

Bereits übermittelte Daten lassen sich durch den Widerruf nicht zurückholen. Gespeicherte Angaben, Fotos und bisherige Ergebnisse bleiben erhalten. Gestoppte Aufträge werden sichtbar beendet. Eine erneute Zustimmung startet sie nicht automatisch neu; danach können Sie neue Aufträge ausdrücklich starten. Eine KI-Entscheidung erteilt keine neue Veröffentlichungsfreigabe und ändert keinen Kanalauftrag.

Wir speichern einen dauerhaften Entscheidungsverlauf: Betrieb, handelndes Konto, damaliger Name und E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, Erteilung, Widerruf oder Wiedererteilung, Weg App oder Website, Hinweisfassung, tatsächlicher serverseitiger Dialogwortlaut und SHA-256. Der Nachweis bleibt auch bei Löschung des handelnden Kontos beim Betrieb erhalten. Historische Ereignisse, Akteure oder Dialoge werden nicht erfunden. Eine alte App kann einen fest eingebauten älteren Widerrufshinweis zeigen; die serverseitige betriebsweite Wirkung gilt trotzdem. Für die Verarbeitung im Auftrag Ihres Betriebs bleibt es bei Abschnitt 2. Rechtsgrundlage des Entscheidungsnachweises ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser Interesse ist, Ihre Entscheidung beachten und belegen zu können.

Für bisher zulässige Website- und Hintergrundarbeit ohne dokumentierten Widerruf wird keine historische Einwilligung nachgetragen. Solche Altwege bleiben bis zu einer ausdrücklichen abweichenden Entscheidung nach ihren bisherigen Voraussetzungen behandelt. Ein gespeicherter alter Widerruf gilt dagegen betriebsweit. Die erste Zustimmung ohne vorausgegangenen Widerruf stoppt erlaubte Altarbeit nicht. Die allgemeine Vertragszustimmung und die AVV bleiben davon getrennte Voraussetzungen.

Für die Redaktion werden Fotos sowie ausgewählte Einzelbilder aus Videos verkleinert und neu als Bild aufbereitet. Diese Bildfassungen werden zur Erstellung und Prüfung mitübermittelt. Für diese Textredaktion senden wir die Videodatei nicht als Ganzes und keinen Videoton an OpenAI. Auch bei Reels geht kein Ton an OpenAI (siehe unten). Verkleinerte Bilder sind nicht anonym: Gesichter, Kennzeichen, Räume und lesbare Schrift können weiterhin erkennbar sein. Bitte übermitteln Sie keine Gesundheitsdaten, Patientenunterlagen oder andere besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO. Sie gehören nicht zum vereinbarten Verarbeitungsumfang.

Gesprochene Antworten in Reels: Drehen Sie in der App ein Reel, wandeln wir das Gesprochene in Text um. Gleich nach der Aufnahme Ihrer Antwort erkennt die App den Text auf iPhones ab iOS 26 und auf Android-Geräten ab Android 13 auf dem Gerät selbst, sofern dort die deutsche Spracherkennung bereitsteht. Ton und Text verlassen dabei das Gerät nicht. Für die Vorschläge schickt die App uns dann nur diesen Text. Sonst schickt sie uns dafür die Tonspur der Antwort und unser Server wandelt sie um. Ihr Video mit Ton laden Sie danach wie bisher für den Schnitt hoch. Für den Schnitt wandelt unser Server jede Sprechaufnahme des Reels vollständig in Text um, also Einstieg und Antworten. Beides geschieht mit einem Spracherkennungsmodell, das wir selbst auf unserem Server betreiben. Den Ton Ihrer Aufnahmen senden wir weder an OpenAI noch an einen anderen KI-Anbieter.

Aus dem Text Ihrer Antwort schlägt somevo kurze Zwischenbilder vor. Dafür senden wir an OpenAI den Text Ihrer Antwort (höchstens 2500 Zeichen), die gestellte Frage, die Art Ihres Betriebs, etwa „Handwerk“, sowie Leistungen, Fakten und Besonderheiten aus Ihrem Markenprofil. Den Text Ihrer Antwort und eine dafür geschickte Tonspur bewahren wir nur kurz auf, höchstens etwa zehn Minuten. Die gespeicherten Vorschläge können aber kurze wörtliche Zitate aus Ihrer Antwort enthalten.

Für den Schnitt senden wir den erkannten Text mit Wortnummern und Sprechzeiten, die gestellte Frage, die Beschreibungen Ihrer Zwischenbilder sowie die Namen Ihres Betriebs, der sprechenden Person, die Vornamen Ihres Teams und Ihre Leistungen für die richtige Schreibweise an OpenAI. Daraus schlägt das Modell Schnitt, Überschrift, hervorgehobene Wörter und Korrekturen von Hörfehlern vor. Den Ton und Bilder aus dem Video senden wir dafür nicht. Bei einer Reihe von Reels gehört der Text des gemeinsamen Einstiegs zu jedem Reel der Reihe. Den erkannten Text speichern wir als Untertitel beim Reel. Für einen schnellen Neuschnitt bewahren wir außerdem Zwischenstände auf: die erkannten Wortlisten der Aufnahmen, den Vorschlag des Modells samt kurzer Begründung und Messwerte zur Lage von Gesichtern im Bild, ohne Angaben dazu, wer abgebildet ist. Wie lange, steht in Abschnitt 10. Das alles gehört zu den Arbeitsdaten Ihres Betriebs. Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag Ihres Betriebs (Abschnitt 2); die Rechtsgrundlage bestimmt Ihr Betrieb als Verantwortlicher.

OpenAI setzt verbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter ein. Die Verarbeitung kann in den USA und weiteren Ländern erfolgen. Es besteht keine ausschließliche Verarbeitung in der EU. Mit OpenAI gilt der Zusatz zur Datenverarbeitung in der Fassung vom 1. Dezember 2025. Nach seinem Wortlaut kommt er mit der Nutzung der Schnittstelle zustande, für uns also seit dem ersten Aufruf. Er regelt die Auftragsverarbeitung und sieht für erforderliche Übermittlungen in Drittländer Standardvertragsklauseln vor.

Wir rufen OpenAI so auf, dass Antworten dort nicht für spätere Abrufe gespeichert werden (Einstellung store=false). Das bedeutet keine vollständige Nullspeicherung: Missbrauchsprotokolle können Inhalte grundsätzlich bis zu 30 Tage enthalten, bei rechtlicher Erforderlichkeit länger. Technische Zwischenspeicher für wiederkehrende Anfragen können bis zu 24 Stunden bestehen. Verdächtige Bildinhalte können zur Sicherheitsprüfung aufbewahrt werden. Eine besondere Vereinbarung über eine sofortige Löschung bei OpenAI haben wir nicht. Datenverarbeitung und Ausnahmen bei OpenAI.

Inhalte über die Schnittstelle nutzt OpenAI nach eigenem Standard ohne ausdrückliche Freigabe nicht zum Training. Eine solche Freigabe ist nicht Teil dieser Funktion. Für die Kostenkontrolle speichern wir je Aufruf Zweck, Modell, Verbrauch, Dauer und etwaige Fehler, aber keine Inhalte.

KI unterstützt die Erstellung und Qualitätsprüfung von Textentwürfen. Auch geprüfte Entwürfe können Fehler enthalten. Der Betrieb muss Texte und Motive vor ihrer Verwendung inhaltlich und rechtlich prüfen. Bei der Erstellung Ihrer Beiträge werden Grafiken aus Ihren Fotos und Gestaltungsvorgaben zusammengesetzt. Stimmklone gehören nicht zu dieser Funktion. Unsere öffentliche Website verwendet davon getrennt gekennzeichnete KI-generierte Beispielbilder.

6. Verbundene Kanäle

Kanäle verbindet nur der Inhaber. Das geht nur über eine aktive Anmeldung im Fenster der jeweiligen Plattform. Ihr Passwort bleibt dort. Veröffentlichung und Kennzahlen verarbeiten wir im Auftrag Ihres Betriebs. Die Rechtsgrundlage dafür bestimmt Ihr Betrieb. Die Veröffentlichung ist der beauftragte Zweck. Was mit einem veröffentlichten Beitrag auf der Plattform geschieht, verantwortet die Plattform selbst nach ihren eigenen Bedingungen.

Meta hat die Prüfung unserer App am 11. Oktober 2026 abgeschlossen. Seitdem müssen wir Konten nicht mehr als Tester bei Meta eintragen, bevor Sie sie verbinden. Während der Prüfung konnten Sie uns dafür den Namen Ihres Instagram-Kontos oder Ihren Namen bei Facebook schicken. Diese Angaben und Ihre E-Mail haben wir nur für die Eintragung und die Antwort darauf verwendet. Rechtsgrundlage war Ihre Anfrage nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Die E-Mails liegen in unserem Postfach wie andere Anfragen an uns. Eine feste Löschfrist dafür haben wir noch nicht festgelegt. Auf Ihren Wunsch an [email protected] löschen wir sie, soweit wir sie nicht als Nachweis brauchen.

6.1 Instagram

Verbindet ein Betrieb sein Instagram-Konto mit somevo, übermitteln wir an Meta Platforms Ireland Ltd. (Dublin, Irland) genau das, was zur beauftragten Veröffentlichung nötig ist: den vom Betrieb freigegebenen Beitragstext samt Hashtags, das zugehörige Beitragsbild oder Video und die Kennung des verbundenen Kontos. Meta lädt Bild oder Video über eine signierte Adresse von unserem Server, die höchstens 30 Minuten gilt und zusätzlich an die aktuelle Freigaberevision und Stoppepoche gebunden ist.

Bei der Anmeldung im Dialog von Instagram erhalten wir die professionelle Kontokennung, den Benutzernamen und einen Zugriffsschlüssel. Benutzername und Profiladresse werden am Kanal hinterlegt, der Zugriffsschlüssel wird verschlüsselt gespeichert. Hinzu kommen Verbindungsdatum, Ablaufzeitpunkt und Angaben zur technischen Auffrischung. Für Veröffentlichungen verarbeiten wir außerdem Vorgangskennungen, den Bearbeitungsstand und den Link zum veröffentlichten Beitrag. Freigegebene und tatsächlich gesendete Fassungen behalten getrennte Manifeste mit Prüfsummen, Zielkonto, Kanal und Zeitpunkten. So lassen sie sich vergleichen.

Wenn Instagram den Statistikzugriff erlaubt, rufen wir zu Ihrem verbundenen Konto Reichweite und Interaktionen sowie die Anzahl der Follower ab. Die Auswertung dient dazu, den Auftritt Ihres Betriebs unter Kennzahlen nachvollziehbar zu machen. Wir fragen weder Listen einzelner Follower noch private Nachrichten oder Kommentartexte ab.

Der regelmäßige Abruf erfasst den laufenden und den vorherigen Kalendermonat. Für Reichweite und Interaktionen berücksichtigen wir nur vollständige Tage, die mindestens 48 Stunden zurückliegen. Wir speichern die Werte mit Kontokennung, Herkunft, Abrufzeitraum und Abrufzeitpunkt in unserer Anwendungsdatenbank. Die Followerzahl gilt für den Abrufzeitpunkt. Sie ist kein rückwirkender Monatsabschluss. Von Hand eingetragene Monatswerte bleiben getrennt erhalten.

Ortsmarkierung: Ihr Betrieb kann einen Ort für seine Instagram-Beiträge hinterlegen. Dazu fügt er in somevo einen Link zu einem Ort bei Instagram oder Facebook ein oder übernimmt den Standort seiner verbundenen Facebook-Seite; diesen lesen wir mit dem Zugriffsschlüssel der Seite. Wir speichern die Kennung des Orts, seinen Namen und ob Instagram ihn angenommen hat. Ist die Ortsmarkierung für einen Beitrag eingeschaltet, senden wir die Kennung mit dem Beitrag an Instagram. Der Ort erscheint dann öffentlich beim Beitrag. Nimmt Instagram den Ort nicht an, erscheint der Beitrag ohne Ort. Den Standort Ihres Geräts verwendet somevo dafür nicht. Rechtsgrundlage wie bei der Veröffentlichung: Arbeitsdaten im Auftrag Ihres Betriebs (Abschnitt 2).

6.2 Facebook-Seite

Für Facebook verbinden Sie eine Seite Ihres Betriebs, kein Privatprofil. Dazu meldet sich der Inhaber bei Facebook an und erlaubt somevo, die Seiten aufzulisten, die er verwaltet, dort Beiträge zu veröffentlichen und die Statistik der Seite zu lesen. Verwaltet er mehrere Seiten, wählt er eine aus. Bis dahin liegen die Zugriffsschlüssel der angebotenen Seiten verschlüsselt in seiner Sitzung. Verwenden lassen sie sich dort höchstens 30 Minuten. Wir löschen sie, sobald er eine Seite wählt oder die Seitenwahl nach Ablauf erneut aufruft, spätestens mit den Daten seiner Sitzung (Abschnitt 10).

Für die gewählte Seite speichern wir den Seitennamen, die Seitenkennung und die Seitenadresse, den Zugriffsschlüssel der Seite (verschlüsselt), Verbindungsdatum und Ablaufzeitpunkt. Zusätzlich speichern wir die Kennung, unter der Facebook die anmeldende Person gegenüber somevo führt. Nur damit können wir einen Löschauftrag dieser Person von Meta der richtigen Verbindung zuordnen. Ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse oder ihr Profil erhalten wir dabei nicht. Der Zugriffsschlüssel der Seite verfällt laut Meta nicht, solange die Person ihre Rolle auf der Seite behält.

Zur Veröffentlichung senden wir an Meta Platforms Ireland Ltd. dieselbe freigegebene Bildunterschrift wie für Instagram und das Bild oder Video über eine signierte Adresse, die 30 Minuten gilt. Zurück erhalten wir die Beitragskennung und den Link zum Beitrag.

Erlaubt der Inhaber den Statistikzugriff, rufen wir drei zusammengefasste Werte der Seite ab: wie oft Inhalte der Seite angesehen wurden und wie oft mit Beiträgen interagiert wurde, jeweils über 28 Tage, sowie die Zahl der Follower der Seite. Meta liefert dabei nur Summen. Wir erhalten keine Angaben zu einzelnen Besuchern, Followern, Nachrichten oder Kommentaren. Wir berücksichtigen nur Zeiträume, die mindestens 48 Stunden zurückliegen. Gespeichert wird der jeweils neueste Wert mit Seitenkennung, Zeitraum und Abrufzeitpunkt. Ein neuer Abruf ersetzt den alten Wert.

6.3 LinkedIn

Sofern somevo die Verbindung mit LinkedIn anbietet, verbindet der Inhaber sein persönliches LinkedIn-Profil. Wir erhalten von LinkedIn Ireland Unlimited Company (Dublin, Irland) die LinkedIn-Kennung und den Namen des Profils sowie einen Zugriffsschlüssel, den wir verschlüsselt speichern. LinkedIn begrenzt ihn auf 60 Tage. Zur Veröffentlichung senden wir den freigegebenen Text und das Bild. Zurück erhalten wir den Link zum Beitrag. Kennzahlen rufen wir bei LinkedIn nicht ab.

6.4 Verbindung beenden

Sie können eine Verbindung in somevo beenden. Dann entfernen wir den Zugriffsschlüssel, die Konto- oder Seitenkennung, den Ablaufzeitpunkt, das Verbindungsdatum und die automatisch übernommenen Instagram-Statistiken beziehungsweise Facebook-Kennzahlen. Bei Facebook entfernen wir auch die Kennung der Person, die verbunden hat. Wurde die Verbindung schon vor dem Stand dieser Erklärung beendet, bleibt diese Kennung bis zu einem Löschauftrag von Meta für diese Person oder bis zur Löschung des Betriebs gespeichert. Bei LinkedIn versuchen wir zusätzlich, den Zugriffsschlüssel bei LinkedIn zu widerrufen. Bei Instagram und Facebook widerruft das Beenden in somevo die Freigabe nicht. Entfernen Sie somevo dafür zusätzlich in den Einstellungen der Plattform.

Entfernen Sie somevo bei Instagram oder Facebook, schickt Meta uns einen signierten Lösch- oder Abmeldeauftrag. Bei Instagram entfernen wir den Schlüssel auch nach Eingang eines gültig signierten Lösch- oder Abmeldeauftrags von Meta für das betroffene Konto. Bei Facebook gilt das für die Seite, die die betroffene Person verbunden hat. Ein solcher Auftrag entfernt die Befunde dieses Kontos. Die Verbindung zu einem inzwischen neu verbundenen anderen Konto bleibt erhalten. Welche Angaben dabei bleiben, steht unter Daten löschen lassen. Ohne Verbindung überträgt somevo nichts zur Veröffentlichung oder Statistikabfrage an Meta oder LinkedIn.

Für Gesprächsantworten von Zen können zusammengefasste Kanal- und Monatswerte einschließlich Instagram-Statistiken als Kontokontext an OpenAI übermittelt werden, ebenso vorhandene Kennzahlen Ihrer Facebook-Seite. Auch Werte, die Sie selbst in eine Nachricht schreiben, gehören zu deren Inhalt. Die Textredaktion erhält aus dem Kontokontext Kanalangaben, aber keine solchen Messwertreihen. Die Daten der Kanäle liegen mit der Anwendung bei netcup GmbH. Für Sicherungskopien gilt Abschnitt 7.3.

7. Technik im Hintergrund

7.1 Server-Protokolle

Unser Webserver protokolliert Zugriffe ohne die aufgerufene Adresse und ohne Kopfzeilen der Anfrage. Gespeichert werden Zeitpunkt, Methode, Statuscode, Größe und Dauer der Antwort sowie die IP-Adresse der Gegenstelle. Das ist in der Regel ein Server von Cloudflare, bei direkten Zugriffen auf unseren Server Ihre eigene IP-Adresse. Die Protokolle dienen der Betriebssicherheit und werden nicht mit Konten zusammengeführt. Sie haben eine feste Höchstgröße. Ältere Einträge werden laufend überschrieben. Eine feste Frist in Tagen gibt es dafür noch nicht. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

7.2 Fehlerprotokoll

Tritt in somevo ein unerwarteter Fehler auf, halten wir ihn fest, damit wir ihn beheben können. Gespeichert werden Art und Ort des Fehlers, eine gekürzte Meldung, die aufgerufene Seite ohne Anmeldecodes, der Betrieb und die interne Kennung des angemeldeten Kontos sowie Zeitpunkt und Häufigkeit. Gleiche Fehler fassen wir zusammen. Zugriffsschlüssel und Einmal-Codes nehmen wir nicht auf. Bei Fehlern der Datenbank halten wir nur die Fehlernummer und die betroffene Tabelle fest, keine gespeicherten Inhalte. Einträge löschen wir 90 Tage nach dem letzten Auftreten. Ältere Einträge können noch die E-Mail-Adresse des Kontos enthalten. Für sie gilt dieselbe Frist. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, unser Interesse an einem fehlerfreien und sicheren Dienst.

Bei Browsermeldungen zur Inhaltssicherheitsrichtlinie speichern wir nur Regel, groben Seitenbereich, feste Herkunfts- und Browserklasse sowie höchstens fünf zuletzt gemeldete Hostnamen oder Erweiterungsschemata je Gruppe. Pfade, Abfragewerte, Fragmente, IP-Adresse und vollständige Browserkennung übernehmen wir daraus nicht. Die Meldungen sind unbestätigte Hinweise. Auch für sie gilt die Löschfrist von 90 Tagen nach dem letzten Auftreten.

7.3 Sicherungskopien

Einmal täglich sichern wir Datenbank, Dateien und Einstellungen. Die Sicherung wird vor der Übertragung verschlüsselt und bei ALL-INKL.COM in Deutschland gespeichert. Sicherungskopien werden spätestens 30 Tage nach ihrer Erzeugung automatisch gelöscht. Das Verfahren erfasst auch lokale Sicherungen sowie Sicherungskopien aus Wartungen und Releases. Bis zum Ablauf können gelöschte Daten in älteren Sicherungen enthalten sein. Wir nutzen Sicherungen nur zur Wiederherstellung nach einem Ausfall. Ein gesondert fortgeschriebenes minimales Lösch- und Sperrjournal enthält die erforderlichen Kennungen, Fingerabdrücke, Zeitpunkte und Ergebnisse ohne neue Inhaltskopien. Wiederhergestellte Bestände bleiben isoliert, bis zwischenzeitliche Löschungen und Sperren erneut angewendet und geprüft sind. Erst danach dürfen Hintergrundarbeit und Veröffentlichungen starten. Fehler und überfällige Bestände werden dokumentiert. Die Serveraktivierung und eine isolierte Wiederherstellungsprüfung sind vor dem Einsatz dieser Fassung gesondert abzunehmen; der Text selbst ist kein Nachweis einer schon ausgeführten Produktionsprüfung. Bei der Erstaktivierung werden frühere Löschungen und Sperren aus vorhandenen Nachweisen abgeglichen. Historisch unbekannte Vorgänge werden nicht erfunden. Ist ein alter Sicherungsbestand nicht zuverlässig abgleichbar, wird er endgültig gelöscht. Offene Journalfälle verhindern die erneute Nutzung eines wiederhergestellten Bestands bis zur dokumentierten Klärung. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO und Artikel 32 DSGVO.

7.4 Technische Erstellungszeiten

Damit wir Wartezeiten erkennen und beheben können, speichern wir zum Betrieb und zum Fotoauftrag die Zeitpunkte einzelner Schritte: Foto angenommen, Auftrag erteilt, Verarbeitung begonnen, Bild geprüft, Text prüfbar und erste fertige Vorschau erzeugt. Bei neuen Registrierungen merken wir außerdem die erste abgeschlossene Einrichtung und den ersten fertigen Entwurf. Daraus bilden wir technische Laufzeiten. Fehlende Messungen bleiben als unbekannt erkennbar. Diese Daten enthalten keine zusätzlichen Fotos, Texte oder E-Mail-Adressen und werden nicht für Werbung verwendet. Es gibt dafür keine zusätzlichen Cookies und keinen Zugriff auf Ihren Gerätespeicher.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, die Zuverlässigkeit und Bearbeitungszeit des Dienstes zu verbessern. Zeitpunkte zu einem Fotoauftrag löschen wir mit diesem Auftrag, die Zeitpunkte der ersten Einrichtung und Erstellung mit dem Betrieb. Die technischen Daten werden innerhalb von somevo ausgewertet und nicht an externe Analysedienste übermittelt.

7.5 Schutz der kostenlosen Testzeit

Zur Begrenzung der Nutzung in der Testzeit speichern wir je Betrieb die Art und Anzahl begonnener KI-Erstellungen sowie technische Prüfsummen zur Erkennung wiederholter Aufträge. Diese Belege enthalten keine Beiträge, Gesprächsinhalte oder Gerätekennungen und werden mit dem Betrieb gelöscht. Zur Erkennung auffälliger Testzugänge vergleichen wir außerdem vorhandene Exportbelege und erfolgreiche Anmeldungen der letzten 30 Tage anhand des bereits gekürzten Netzes. Dabei verwenden wir bei IPv4 ein /24-Netz und bei IPv6 ein /64-Netz. Wir erfassen dafür keine zusätzlichen IP-Adressen oder Gerätefingerabdrücke. Ein gemeinsames Netz kann etwa in einem Büro vorkommen und führt nur zu einem Hinweis für eine menschliche Prüfung. Ihr Zugang zu Ihren Datenexporten wird dadurch nicht eingeschränkt. Für das vorhandene Anmeldeprotokoll bleibt die Löschfrist von 30 Tagen unverändert.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, den Missbrauch der kostenlosen Testzeit zu verhindern.

7.6 Cookielose Besuchsmessung

Wir messen Besuche auf unseren öffentlichen Marketing-, Rechts- und Registrierungsseiten am Server, um Herkunft, Kampagnen und den Weg bis zum Abo als gemeinsame Zahlen zu verstehen. Dabei setzt die Besuchsmessung keine Cookies, speichert nichts auf Ihrem Gerät und lädt kein Skript von Dritten. Aus IP-Adresse, Browserkennung und Host entsteht mit einem zufälligen Tagesgeheimnis ein gekürztes HMAC-Tageskürzel. IP-Adresse und vollständige Browserkennung werden dabei nicht gespeichert. Das Geheimnis wird nach dem Berliner Tageswechsel gelöscht. Tageskürzel werden spätestens nach 48 Stunden zu Tageszahlen verdichtet und gelöscht. Die Tageszahlen ohne Kürzel bleiben erhalten. Wir speichern nur erlaubte Seitenpfade, die Herkunftsgruppe aus dem Referrer-Host, begrenzte Kampagnenwerte und eine grobe Geräteklasse. Vollständige Referrer-Adressen, andere Abfragewerte und eine Verbindung zu Konten werden nicht gespeichert. Personen werden nicht über Tage wiedererkannt. Bei Global Privacy Control (Sec-GPC: 1) oder Do Not Track (DNT: 1) erfassen wir den Aufruf nicht.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die datensparsame Auswertung unseres öffentlichen Angebots und seiner Kampagnen. Sie können dem jederzeit widersprechen (Abschnitt 12).

Für den Weg von unseren Anzeigen zum Testangebot zählen wir zusätzlich Aufrufe der Werbeseite, grobe Scrollstufen und Klicks zum App Store, zu Google Play oder zum Browsertest. In der App zählen wir Öffnungen ohne Konto, abgeschlossene Vorführungen, begonnene Registrierungen, den gewählten Anmeldeweg, angelegte Konten und abgeschlossene Einrichtungen. Gespeichert werden nur Tageszahlen je erlaubter Kampagne, grober Plattform und Ereignis. Diese Zählwerte enthalten keine Konto-, Betriebs- oder Gerätekennungen, keine IP-Adressen und keine vollständigen Browserkennungen. Es entstehen keine Nutzerprofile und keine Verknüpfungen zwischen Werbeklick, Download und Konto. Es werden keine Tracking-Cookies oder Tracking-Pixel eingesetzt.

Die Tageszahlen zählen Vorgänge und keine eindeutigen Personen. Ein Download wird keiner einzelnen Registrierung zugeordnet. Die Widerspruchsregeln zu DNT und GPC gelten auch hier. Die Tageszahlen bleiben ohne Personenbezug dauerhaft erhalten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser Interesse ist, die Wirkung unserer Werbung anhand gemeinsamer Zahlen zu verstehen. Die App merkt lokal nur, ob die Vorführung abgeschlossen wurde; dieser Funktionsmerker enthält keine Kampagne und keine Gerätekennung.

8. Cookies und Speicher auf Ihrem Gerät

somevo speichert auf Ihrem Gerät nur, was für den Dienst unbedingt nötig ist oder was Sie selbst ausgewählt haben. Dafür brauchen wir keine Einwilligung (§ 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG). Beim Aufruf unserer eigenen Seiten gibt es keine externen Analyse-Werkzeuge, keine Werbenetzwerke und keine nachgeladenen Inhalte von Dritten. Schriften und Skripte liefern wir selbst aus. Sie kommen auf demselben Weg wie die Seite, also über Cloudflare (Abschnitt 9). Google Fonts nutzen wir nicht. Deshalb kommt somevo ohne Einwilligungsbanner aus. Auch die Besuchsmessung aus Abschnitt 7.6 speichert nichts auf Ihrem Gerät.

Im Browser

In der App

Die nachgelagerte Verarbeitung stützen wir auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und f DSGVO. Die gesonderten Seiten von Stripe, Instagram, Facebook und LinkedIn verwenden deren eigene Technologien. Die dortige Verarbeitung erläutert der jeweilige Anbieter.

Teams ist auf unserer Startseite nur verlinkt. Erst wenn Sie den Link öffnen, gelten die Technologien und Hinweise von Microsoft.

Verwendet werden die freien Schriften Archivo (Copyright 2020 The Archivo Project Authors) und Inter (Copyright 2016 The Inter Project Authors), beide unter der SIL Open Font License 1.1. Der Lizenztext liegt bei: OFL Archivo · OFL Inter.

9. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

somevo gibt keine Daten zu Werbezwecken weiter und verkauft keine Daten. Für den Betrieb und die beauftragte Inhaltsverarbeitung nutzen wir folgende Dienstleister. Soweit sie in unserem Auftrag handeln, richtet sich die Verarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Jeder erhält nur, was er für seine Aufgabe braucht.

Eine Kopie der Standardvertragsklauseln, auf die wir uns bei Übermittlungen in Drittländer stützen, erhalten Sie auf Anfrage an [email protected].

Datenmitnahme und Hinweise bei langen Pausen

Aktive Inhaber können im Web unter „Mein Zugang → Daten mitnehmen“ ihre zugänglichen Betriebsdaten herunterladen. Jeder erhält nur die für ihn sichtbaren Gespräche, keine persönlichen Gespräche anderer Personen. Gemeinsame Beitragsideen und frühere gemeinsame Gespräche sind auf die berechtigte Hauptinhabersicht begrenzt. Wir verarbeiten den Auftrag und die fertige Datei zur Vertragserfüllung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO); soweit Betriebsinhalte im Auftrag verarbeitet werden, gilt die Auftragsverarbeitung. Mitarbeiter erhalten die benötigten Daten auf Weisung des Betriebs. Rechte einzelner Personen bleiben unberührt.

Die Benachrichtigung über eine fertige Datei enthält keinen Downloadlink. Herunterladen können Sie erst nach Anmeldung; unsere Verwaltung kann eine Vorbereitung für den Hauptinhaber auslösen, den Download aber nicht selbst öffnen. Kategorien und Formate stehen unter Daten und Formate.

Für einen ausdrücklichen Anbieterwechsel speichern wir Anforderung, berechtigtes Inhaberkonto, Übergangs- und Abruffrist, eine etwaige Verlängerung sowie Abschluss und Löschsperre. Der Übergang dauert 30 Tage ab Anforderung, einmalig um 30 Tage verlängerbar. Danach folgen 30 Tage Abruf. Ein einzelnes ZIP-Paket gilt weiterhin sieben Tage und kann erneuert werden. Diese Bereitstellung ist auch bei Pause oder Stilllegung des Betriebs möglich, solange das Inhaberkonto aktiv und berechtigt bleibt. Vor einer neuen Exportkopie ist die bestätigte AVV erforderlich. Die Löschsperre schützt bis zum Ende der Abruffrist; der Fristablauf allein löscht keinen Betrieb. Die Vorgangsdaten bleiben bis zur Betriebslöschung.

Für die Regel zu langen Pausen speichern wir den Tag der letzten erfolgreichen Nutzung des Betriebs. Eine Anmeldung oder die erfolgreiche Erneuerung eines Gerätezugangs zählt; bloße Änderungen technischer Geräteangaben zählen nicht. Die Prüfung verhindert eine irrtümliche Löschung und beruht auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren, begrenzten Datenbestand (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO). Ohne belegte Zustimmung zu den Bedingungen ab Fassung 4 erfolgt keine automatische Pausenlöschung.

Vor einer möglichen Pausenlöschung benachrichtigen wir die Inhaber mindestens 30 und sieben Tage vorher; nach einer Betriebslöschung senden wir eine Bestätigung. Für diese Vertragsabwicklung speichern wir die Empfängeradresse und den Nachrichtentext vorübergehend verschlüsselt, damit eine vorübergehend fehlgeschlagene Zustellung erneut versucht werden kann.

Endet die Testzeit Ihres Betriebs oder pausiert seine Nutzung, schicken wir dem Hauptinhaber einmal eine reine Servicemail mit Anlass, Zugangsauswirkung und sachlichem Verwaltungsweg. Sie enthält keine Paketwerbung, Preise oder Verkaufsaufforderung. In der App kann jede Person des Betriebs diese Nachricht erneut anfordern. Sie geht auch dann an den Hauptinhaber und sagt nur, dass jemand aus dem Betrieb sie angefordert hat, nicht wer. Ist kein Hauptinhaber erreichbar, senden wir keine Mail. Für die einmalige Servicemail führen wir ein Versandbuch mit Betrieb, Anlass, Stichtag, Versandstand und Zeitpunkten, ohne Empfängeradresse und ohne Inhalt. Es verhindert doppelte Mails und hilft, fehlgeschlagene Zustellungen nachzuholen. Angeforderte Mails tragen wir dort nicht ein; gegen zu viele Anforderungen zählen wir sie kurzzeitig je Konto und Betrieb. Das ist Teil der Vertragsabwicklung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, siehe Abschnitt 2). Werbung enthalten diese Mails nicht.

Registriert sich ein Betrieb in der App, schicken wir dem Hauptinhaber nach der Bestätigung seiner Adresse einmal eine reine Servicemail zum Start. Sie erklärt den Zugang und die Testbedingungen ohne Paketwerbung, Preise oder Verkaufsaufforderung. Ob sie verschickt wurde, halten wir im selben Versandbuch fest, ohne Empfängeradresse und ohne Inhalt. Rechtsgrundlage ist die Vertragsabwicklung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).

Eine Tarifauskunft mit aktuellen Paketen und Preisen per E-Mail erhält der Inhaber nur auf seine ausdrückliche Anforderung auf der Aboseite, höchstens einmal täglich. Das ist keine allgemeine Werbeeinwilligung und keine automatische Mailserie. Im Versandbuch speichern wir Konto, Empfänger, Anforderungszeit, Erklärung, gezeigte Angebotsdaten mit Prüfsumme und Versandstatus. Fehler bleiben sichtbar und begrenzt wiederholbar. Diese Belege erhalten Sie im Betriebsexport. Rechtsgrundlage ist die Durchführung Ihrer Anfrage nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, siehe Abschnitt 2.

10. Speicherdauer

Bei einer Registrierung mit Passwort erinnern wir Sie nach drei und sieben Tagen an die Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse. Bleibt die Adresse unbestätigt und nutzen Sie den Zugang nicht, löschen wir Konto und Betrieb nach 30 Tagen. Ein späterer erfolgreicher Zugang oder eine Nutzung der Einrichtung oder Inhalte stoppt diese Löschung. Laufende Verträge, offene Zahlungsabschlüsse, ein Anbieterwechsel und bestehende Betreuungssperren werden vorher geprüft. Die technischen Merker fallen mit dem Konto weg. Gesetzliche Belegfristen sowie die Regeln für Sicherungen und die erneute Anwendung von Löschungen bei einer Wiederherstellung gelten auch hier.

11. Trennung der Betriebe

Alle Betriebe liegen in einer Datenbank, jeder Datensatz trägt die Kennung seines Betriebs. Jede Abfrage läuft zwingend im Kontext genau eines Betriebs. Fehlt dieser Kontext, bricht die Anwendung ab, statt Daten zu liefern. Konten der Betriebe sehen ausschließlich den eigenen Betrieb. Konten unserer eigenen Mitarbeiter sehen betriebsübergreifend, damit wir helfen und Fehler beheben können. Persönliche Gespräche mit Zen öffnen auch sie in somevo nicht.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Artikel 15), Berichtigung (Artikel 16), Löschung (Artikel 17), Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18) und Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an [email protected]. Betrifft Ihre Anfrage Inhalte, die wir im Auftrag eines Betriebs verarbeiten, leiten wir sie an den Betrieb weiter und unterstützen ihn bei der Antwort.

Ihr Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Artikel 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse genügt.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Artikel 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI schlägt Texte vor. Entscheidungen über Sie trifft sie nicht.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen
Georgstraße 122-124, 27570 Bremerhaven
[email protected]

13. Änderungen

Ändert sich die Verarbeitung wesentlich, passen wir diese Erklärung an und informieren Sie darüber. Die benannte Fassung unten zeigt den zugehörigen Stand. Redaktionelle Korrekturen lösen allein keine neue Vertragszustimmung aus.

Stand: Fassung November 2026